Yapılacaklar Listesi İşe Yaramadığında Kullanabileceğin 5 Planlama Yöntemi

Yazar: Yaren Doğan

Çoğu kişi günlerini maksimum verimlilik için planlamanın en iyi yolunu bilmek ister. Bu yüzden de “mükemmel programı” bildiğini iddia eden makaleleri ve kitapları okurlar.

Gerçek şu ki herkes için mükemmel olan bir yöntem yoktur. Çünkü zaman yönetimi ve üretkenlik söz konusu olduğunda herkesin belirli güçlü yönleri ve zayıf yönleri vardır; bir kişi için işe yarayan bir yöntem başka biri için yaramayabilir.

Sana en uygun olan zamanlama yöntemini bulmak, her gün iyi bir verimlilik elde etmek istiyorsan, işte deneyebileceğin beş farklı günlük planlama yöntemleri var:

1. Zaman bloklama yöntemi.

Zaman bloklama gününü önceden planlamak ve belirli görevleri gerçekleştirmek için belirli saatleri ayırmak anlamına gelir. Bunu yapmak ne başaracağını ve tam olarak ne zaman başaracağını önceden belirlemeni gerektirir. Bu görevleri takvimine gir ve o günler için uygun zamanda bu görevler üzerinde çalış.

Görevleri zamanlarken hem proaktif blokları hem de reaktif blokları engellemek önemlidir. Proaktif bloklar yapman gereken önemli görevlere odaklandığında ortaya çıkar. Bu önemli projeler konusunda ilerleme kaydettiğinde, önemli belgeleri hazırladığında veya bir sonraki harika fikrin için bir prototip tasarladığında gerçekleşir.

Reaktif bloklar e-posta ve hazırlıksız toplantılar gibi istek ve kesintilere zaman ayırdığın zamanlardır. Örneğin; en zorlu görevlerini günün ilk iki saati için zamanlayabilir ve öğleden sonra gelen kutuna bakabilirsin. Böylelikle daha bir şekilde kesintisiz çalışabilirsin.

Zaman bloklama her bir görevi tamamlamak için sana bir görev listesi ve belirli bir zaman dilimi sunar. Kendini sıkı bir yapı içinde çalışmaya ve verilen sürede görevleri yerine getirmeye zorlar. Böylece zamanını tam olarak nasıl kullanaman gerektiğini ve tam olarak belirli görevleri nasıl yerine getireceğini anlamana yardım eder.

2. En önemli görev yöntemi.

Bu yöntem neyin gerekli olduğuna odaklanmakla ilgilidir. Bir yapılacaklar listesi yazmak ve hepsini tamamlamaya çalışmak yerine, kesinlikle gerekli olan birkaç görevi belirleyerek o görevlere odaklanmanı sağlar. Hiçbir zaman günde üçten fazla iş yapamazsın ancak üç temel görevi yerine getirene kadar başka hiçbir şey yapmazsın.

Gerçek şu ki çoğu gün yapılması gereken sadece birkaç önemli şey vardır. Telefonuna gelen bildirimler ve gelen kutunu dolduran e-postalar bekleyebilir. Birkaç temel görevi yerine getirebilirsen diğer her şey ikincil ve hatta gereksiz hale gelir.

Dikkat dağıtıcılar tarafından rahatsız edilmeden önce temel öğeler üzerinde ilerleme kaydedebilirsin. Bunu en önemli işler için başlangıç saatlerini koruyarak zaman engelleme yöntemiyle birlikte kullanabilirsin. Temel görevlerini tamamladıktan sonra e-postalara, telefon görüşmelerine ve toplantılara zaman ayırabilirsin.

3. Pomodoro tekniği.

Pomodoro Tekniği kısa, tümüyle üretken, yoğun bir şekilde odaklanarak çalışmak ve ardından kendine kısa bir mola vermekle ilgilidir. İhtiyacı olan tek şey bir zamanlayıcı olduğu için inanılmaz derecede basit ve büyük bir görevi yönetilebilir aralıklara bölmeni sağlar.

İşte şöyle çalışıyor:

  • Bir görev seç.
  • Zamanlayıcını 25 dakikalık ayarla.
  • Zamanlayıcı sona erene kadar görev üzerinde çalış.
  • Kısa bir mola ver (yaklaşık 5 dakika).
  • Her 4 Pomodoro seansında daha uzun bir mola ver (15-30 dakika).

Bu teknik gün boyunca önemli miktarda başarı elde etmeni ve yeterli aralar vermeni sağlar. Her seans için oranla ayrılmış süre zihinsel olarak yorulmadan yoğun bir şekilde odaklanmana yardımcı olur.

4. 90 dakika odak periyotları.

İnsan vücudu “güniçi ritimler” olarak adlandırılan periyotlar üzerinde çalışır. Bu periyotlarda en fazla enerjiye sahip olduğumuzda bir zirve ve yorgun olduğumuzda bir dip vardır. 90 dakikalık odaklama tekniği ile gün boyunca meydana gelen enerji zirvelerinden ve diplerinden tam olarak faydalanabilirsin: 90 dakika çalışıp 20-30 dakika dinlenebilirsin.

Çoğu insan vücudunun doğal ritimlerine çok az dikkat eder ve düşük enerjili dönemlerde güç sağlamak için kahve gibi uyarıcılar kullanır. Bu neredeyse her öğlen 14:30 civarında tam bir çökme ile sonuçlanır; bu da güniçi-ritmindeki o çukura karşılık gelir.

90 dakikalık aralıklarla çalışmak maksimum enerji seviyelerini görev listenle ilişkilendirmene izin verir ve bu da verimliliğini önemli ölçüde artırır. Vücudun 90 dakikalık döngülerde tam olarak aynı çizgide olmayabilir ancak kendine bir kalıp bulup bulamayacağını görmek için gün boyunca enerji seviyeni birkaç hafta boyunca izleyebilirsin.

5. Polifazik (çok evreli) uyku yönetimi.

Bu yalnızca birkaç seçilmiş insan için işe yarayan, biraz tuhaf bir zamanlama yöntemidir ancak senin için işe yararsa tek bir günde olağandışı bir verimlilik elde edebilirsin.

Çoğu insan monofazik uyuyanlardandır; yani günlük uykularını iki evre şeklinde alırlar. İki evreli uyuyanlar, uykularını sabahları 4 saat ve akşamları 4 saat gibi iki küçük parçada alırlar.

Polifazik uyuyanlar bu yöntemi uç noktaya, üretkenlikte önemli artışlar sağlayan birçok kısa evreye bölerler. Her evredeki uyku miktarı değişkenlik gösterebilir. Bazı insanlar sadece 20 dakika uyur, diğerleri ise uyku sürelerini daha uzun tutar ve daha sonra kestirmelerle destekler. 

Bu yöntemin her gün ekstra saat kazanmak gibi büyük avantajları var. Günde sadece dört saat uyursan, haftaya yaklaşık 28 saat daha eklersin (normalde 8 saat uyuyorsan).

Bu yöntemlere bakarak senin için ideal olanların karışımlarını oluşturabilirsin:

En verimli planlamanı oluşturmak bu yöntemlerden bazılarının karışımlarını oluşturmak anlamına gelebilir. En Önemli Görev Yöntemi, Zaman Bloklama Yöntemi ile iyi çalışır. Üç Pomodoro periyodu da 90 dakikalık bir çalışma seansıyla tam uyum sağlar. Polifazik uyku yöntemi ise kendi başına kullanılabilir ama gününü planlaman çok önemlidir!

Yazar Greg McKeown'un dediği gibi: “Hayatına sen öncelik vermezsen başkası verir.” Günlük bir program ayarlayarak hayatın öncelik veren kişi olduğundan emin olabilirsin.

En iyi yeteneklerin kariyer platformu toptalent.co'ya üye ol, Türkiye'nin ve dünyanın en iyi şirketlerinin iş, staj ve kariyer fırsatlarını keşfet.


POPÜLER MAKALELER

bimilim