Zamanı Verimli Kullanmanın 9 Yolu

Yazar: Toptalent

Zaman soyut bir kavramdır. Geri alınamaz, durdurulamaz ve arttırılamaz; herkes için 1 hafta 7 gün, 1 gün 24 saattir. Bu nedenle ilk olarak “zamanın yönetilemeyeceği” gerçeğini kabul etmek gerekir. Diğer yandan, zamanı ölçmenin en etkili yollarından biri de hayatımıza sığdırdığımız işlere bakmaktır. Bu işlerin niteliklerine, azlığına ve çokluğuna bakarak zamanı ne derece verimli kullandığımızı ölçebiliriz.

1. ‘Blok’ çalışın, bölünmeleri engelleyin

İşlerinizi aralıksız yapmaya çalışın. Ara vermek ve tekrar başlamak konsantrasyonunuzu tekrar sağlamanızı gerektirir. Bunu sık sık yapmak size ciddi oranda zaman ve enerji kaybettirir.

2. Zaman hırsızlarını ortadan kaldırın

Çevrenizde dikkatinizi dağıtacak, işinizi yapmanıza engel olacak etkenlerden uzaklaşın. Bu, daha iyi konsantre olup daha verimli çalışmanızı sağlar. Bunun için iş arkadaşlarınızdan yardım alabilir, mesajlarınızı belli saatlerde okuyabilir, telefonlarınızı telesekretere yönlendirebilir veya sessiz bir toplantı odasına gidip çalışabilirsiniz.

3. Daha az, daha fazla olabilir

Başka bir deyişle kalite, adetten daha önemlidir. Gün içerisinde ajandanıza daha az sayıda iş kaydetmeniz, bu işleri daha kaliteli ve sağlıklı yapmanızı sağladığı gibi, beklenmedik son dakika işlerin düzeninizi bozmasını da engelleyecektir.

4. Ajanda kullanın

Zamanınızı kontrol altında tutmak ve iyi kullanmak için bir ajanda sistemi uygulayın. Bunun için çeşitli paket programlar, “TimeManager” tipi kağıtlı sistemler, cep bilgisayarları bulabilirsiniz. Bunlardan kendinize en uygun olanını seçin. İsterseniz kendi ajandanızı kendiniz de yaratabilirsiniz.

5. Gerektiğinde ‘Hayır’ diyin

Zamanınız yoksa, konu hakkında fazla bilgi sahibi değilseniz “Hayır” demelisiniz. Bu hem iş yükünüzü azaltacak hem de kendi işinize daha fazla zaman ayırmanızı sağlayacaktır. Bunu bir hafta boyunca deneyin, farkı göreceksiniz.

6. Zaman yaratın

Günlük işleriniz arasından size fazla getirisi olmayacak, vakit kaybı olarak gördüğünüz en az bir aktivitenizi ajandanızdan çıkartın ve böylece ortaya çıkan boş zamanı iyi kullanın.

7. Otomatikleştirin

Teknolojiyi kullanın. Teknolojiden yararlanarak zamanınızı alan birçok aktiviteyi otomatikleştirebilir, böylece “çalıntı” zamanınızı en aza indirebilirsiniz. Mesela telefonla konuşmak yerine elektronik postadan yararlanmak veya benzer işler için hazır listeler ve şablonlar oluşturmak gibi…

8. İşlerinizi aktarın/delege edin

Sorumluluğunuzda olan her işi kendiniz yapmak zorunda olmayabilirsiniz. Başkalarına devredebileceğiniz işler mutlaka vardır. Bu işleri kendi zaman kaybınızı önlemek için işyerinden bir iş arkadaşınıza devredebilir veya dış kaynak kullanımı (outsourcing) hizmeti veren ve bu işi en az sizin kadar iyi yapabilecek olan şirketlerden destek alabilirsiniz.

9. Birleştirin

Hoşunuza gitmeyen bir işi yaparken aynı anda hoşunuza giden bir diğer aktiviteyi yapın, göreceksiniz bu zaman sizin için ne kadar eğlenceli geçecek. Mesela sıkıcı birkaç telefon görüşmesi yaparken bir taraftan da sevdiğiniz müziği çalmak gibi…
Zaman hepimize günde sınırlı miktarda verilen doğal bir kaynaktır. Umarız zamanınızın küçük bir kısmını bu fikirleri veya kendi fikirlerinizi uygulamak için kullanırsınız. Karşılığı çalışmak, hatta eğlenmek için daha fazla zaman şeklinde size geri dönecektir.


POPÜLER MAKALELER

bimilim