20’li Yaşlarınızda Öğrenmeniz Gereken 21 Zaman Yönetimi Dersi

Yazar: Selin Taftaf

Kariyerinizin başında, kazanmanız gereken yetkinliklerin başında hiç şüphesiz zaman yönetimi geliyor. Yapmanız gereken işleri önceliklendirmeye çalışırken, aynı anda birden fazla işi yürütürken ya da küçük detaylar üzerinde olması gerekenden fazla düşündüğünüz zamanlarda farkında olarak ya da olmayarak vaktinizin büyük bir kısmını boşa harcıyor olabilirsiniz.

Montreal’li tasarımcı ve yazar Étienne Garbugli için de zaman yönetimi büyük önem taşıyor ve yaşıilerledikçe bu konu hakkında günden güne daha iyiye gittiğini, hem kendisi hem de iş arkadaşları için işbölümü ve zaman yönetimini daha iyi analiz etmeye başladığını düşünüyor.

Garbugli, 2013 yılında, “Zaman Yönetimi Konusunda 20li Yaşlarımda Bilmiş Olmayı Yeğlediğim 26 Püf Nokta” konulu bir sunum hazırladı ve bu sunum, SlideShare tarafından “Yılın En Beğenilen Sunumu”seçildi. 

Zaman yönetimi konusunda bir an evvel öğrenip uygulamaya geçirmemiz gereken tavsiyelere beraber göz atalım. Ne de olsa, bu alışkanlığı ne kadar erken edinirsek o kadar iyi çünkü 22 yaşında bir stajyerken de 50 yaşında üst düzey bir yöneticiyken de hep ihtiyacımız olan bir beceri:

1. Her zaman vakit vardır. 

Haydi itiraf edelim, aslında zaman asla tükenmez! Eğer yapılması gereken bir işi, bitmesi gereken zamana kadar yetiştiremediyseniz, o işi acil olarak nitelendirmemiş ya da o işi yapmaktan keyif almadığınız için onun yerine başka işlerle ilgilenmeyi tercih etmişsinizdir.

2. Günler, her zaman beklediğinizden daha çabuk geçer.

Tampon zaman oluşturun. Fazla planlamalardan ve çok detaycılıktan kaçınmalısınız. “Biraz esnekliğe izin vermeyen planlar, kaçırmaya ya da eksik yapılmaya daha yatkındır.” diyor Garbugli.

3. Doğru zamanda doğru şekilde çalışırsınız.

Bazı günler sadece havanızda olmayabilirsiniz ve çalışmak için çok hevesli değilsinizdir. Ancak bazıgünlerde de o kadar motivesinizdir ki 12 saat aralıksız bile çalışabilirsiniz! Doğru zaman çok önemlidir ve böyle günlerin avantajlarından yararlanın.

4. Hem profesyonel hayatınızı hem de kişisel hayatınızı zenginleştiren aktivitelerle ilgilenin.

“Maksimum verimlilik için profesyonel aktivitelerinizi ve kişisel aktivitelerinizi sıraya koyun.” diyor yazar Chris Guillebeau. Örneğin, Japonya’ya taşınmak ya da orada bir iş kurmak gibi bir niyetiniz yoksa, Japonca öğrenmeye biraz daha az zaman ayırıp kariyer ve kişisel gelişiminizi zenginleştirecek kurslara daha çok katılım sağlayabilirsiniz.

5. “Üstüne gitmek” ve “yıpratmak” farklı şeylerdir.

Çok çalışmak kimi zaman üretken olmamızı sağladığı gibi uykumuzdan taviz vermemize neden olabilir. Yoğun çalışma temposu içerisindeyken de dinlenmeye ihtiyacınız olduğunu sakın unutmayın. Aksi takdirde, tükenmişlik ve yorgunluk hissedersiniz, ki bu durum hem sağlığınızı olumsuz etkiler hem de üretkenliğinizi. 

6. Çoklu görev, odaklanmayı öldürür.

Araştırmalar, görevler arasında geçiş yaptığınızda beyninizin fazla enerji harcadığını kanıtlıyor. Eğer gününüzü çoklu görevler arasında gidip gelerek geçiriyorsanız, beyninizi oldukça yoruyorsunuz demektir.  

7. Dikkat dağınıklığı kontrol edilebilir. 

“Pomodoro Tekniği” denilen, işleri, 3-5 dakika aralarla 25 dakikalık periyodlar halinde bölümlendirmeye dayanan yöntemi ya da SelfControl denilen, Facebook ya da Twitter gibi sosyal medya platformlarınıkullanmaktan sizi alıkoyan programı kullanarak dikkat dağınıklığınızın önüne geçebilirsiniz.

8. Küçük şeyleri tamamlayarak başlamak, büyük işleri yapmanıza yardımcı olur.

Sabah 8, sunum hazırlamak için uygun bir saat olmayabilir. Doğrudan sunum hazırlamak yerine önce gelen e-postaları cevaplandırmakla güne başlayarak konsantrasyonunuzu arttırabilirsiniz.

9. Mükemmelliyeti olmak günlük işlerinizde size destek sağlar. 

Şimdi oluşturulan iyi bir plan, sonraki hafta oluşturulacak mükemmel plandan daha iyidir!

10. Uzun saatler boyu çalışmak her zaman üretkenlikle sonuçlanmaz.

Masanızın başında oturmanız, işinizi bitireceğiniz anlamına gelmez! Mesai saatleri içinde ya da planlanan saatler içinde işlerinizi tamamlamaya bakın, gece saatler boyu çalışmak zorunda kalmayın.

11. Odaklanarak düşünmek gerektiren ve gerektirmeyen işler ayrıştırılmalıdır.

Bir iş üzerine sürekli yarıda kesip üzerine düşünmeniz gerekiyorsa, kendinizi yavaşlatıyorsunuz demektir.

12. Önemsiz işler göz ardı edilmelidir.

Sıradan ve önem seviyesi oldukça düşük işler, sizi ana işlerinizden alıkoyacaktır, izin vermeyin.

13. O an çok vaktinizi almayacaksa, yazışmalara anında cevap verin.

Eğer e-postayı cevaplamak çok uzun sürmeyecekse, ertelemeden o an yapın!

14. Büyük işler, kademeli artışlar şeklinde nitelendirildiğinde daha çabuk gerçekleştirilirler.

“Process” adı verilen ve sporda da oldukça yaygın bir şekilde başvurulan yöntem sayesinde, büyük hedefe giden yolda adım adım ilerlemeye odaklanabilirsiniz.

15. Eğer odaklanmanız 20 dakikadan daha fazla sürüyorsa, başka bir işe geçin.

Hangi sebepten olursa olsun bir işi yoluna koymak için fazlaca vakit harcıyorsanız, verimlilik adına, onu yapmayı bırakın ve başkasına geçin.

16. İki iş hiçbir zaman aynı öncelikte değildir.

Günlük yapılacak işler listesi çıkarmak oldukça etkilidir ancak bu işler içerisinde bir önceliklendirme yapmanız şarttır. Güne en önemlileri yapmayla başlayın ve önceliklendirdiğiniz yapılacaklar listenizde o şekilde ilerleyin.

17. O gün içerisinde kesin yapılması gereken o bir işi muhakkak belirleyin.

Önceliklendirmede yardımcı olması için, o gün içerisindeki en önemli işi seçin, enerjinizi ve konsantrasyonunuzu o işe yönlendirin.

18. Bazı işleri başkalarına delege etmeniz gerekir. 

Verimlilik için, başkalarına iş verme korkusunu aşmanız gerekir. “Başarılı İnsanlar Nasıl Düşünür: Düşünme Tarzınızı Değiştirin, Hayatınız Değişsin” kitabının yazarı John C. Maxwell, “Eğer bir iş %80 oranıyla başka bir kişi tarafından da yapılabiliyorsa, bırakın o yapsın!” diyor.

19. Geçmişe odaklanmak ilerlemeyi engeller.

Geçmişteki hatalarınızla, başarısızlıklarınızla ya da başarılarınızla zaman kaybetmeyin. Önünüzdekine ve şu anda yaptığınıza odaklanın.

20. Not alın.

Her detayı ya da her noktayı hatırlayabileceğinizi düşünme gibi bir yanlışa sakın düşmeyin! İster not defteri, ister bilgisayar ister Evernote gibi bir uygulama olsun, ama muhakkak yazın!

21. Kafanızda büyük hedeflerinizin olması faydalıdır.

“Gözleriniz hep asıl büyük ödülde olsun.” diyor Garbugli. “İşlere değil asıl hedeflere odaklanın!”


İLGİNİ ÇEKEBİLECEK İŞ İLANLARI

POPÜLER MAKALELER

bimilim