Etkili E-Mail Nasıl Yazılır?

Yazar: Aslıhan Aksoy

Günümüzde artık en yaygın iletişim aracı e-mailler oldu. E-mail kullanmanın pek çok faydası olsa da bazen olumsuz sonuçlar da yaratabiliyor. Örneğin sadece ufak bir şakadan kaynaklanan yanlış anlamaları gidermek için harcadığın zamanı düşün ya da birlikte çalıştığın ekibin paniklemesine neden olan cevabını hatırla. Şimdi bu yanlış anlaşılmaların önüne geçecek mükemmel e-mailler nasıl yazılır, bunun sırları geliyor. Dil bilgisi veya yazım kurallarıyla uğraşmadan, e-mail iletişimini güçlendirecek ve stresi azaltacak 5 adım:

1. Hedef odaklı ol.

Yazacağınız her e-mail için en başta aklında açıkça bir hedef olsun. Hatta daha da iyisi, belirlediğin bu hedefleri bir kağıda yazabilirsin. Ne hakkında yazacaksın, tam olarak ne soracaksın, bunları önce bir yere not et. Bunlar birebir e-mailine yazacağın cümleler olmasa da onları referans olarak kullanabilirsin.

2. Çok uzatmadan konuya değin.

Yöneticinden veya yazıştığın kişilerden gelen e-postaların lafı dolandırmadan, en şeffaf haliyle yazılmış olmasını dilersi, öyle değil mi? Yalnızca şirket içi yazışmalar da değil, müşterilerle, diğer iş bağlantılarıyla olan e-postalarda da herkesin istediği, açık ve net olan maillerdir. Bu yüzden lafı uzatmamaya, hedeflediğin konuya bir an önce gelmeye bakmalısın.

3. İnsanları fazladan iş yapmaya zorlama.

Bu, aktarmak istediğin şeylerde önem sırasını okuyucuya en baştan belirtmekle ilgilidir. Neyin daha önemli, neyin daha az önemli olduğunu söylemelisin. Dahası, numaralandırma yaparak bunu belirtebilirsin. Ana konu ve detaylar arasındaki farkı yazıştığın kişiye göstermen gerekir ki, zaman kaybı veya yanlış anlaşılma olmasın. Karmaşıklığı gidermek adına, okuyucununla önemli bir şeyi paylaşıyorsan, onlara bilmelerini gerektirmeyen şeyleri de söylemelisin. 

4. Okuyucunu kaybetme.

İlerleme noktalarını işaretleyerek, okuyucularının e-postanda ne durumda olduklarını bilmelerini sağlamalısın. Örneğin uzun bir konudan bahsediyorsan, mailinin yarısında “Kısaca özetlemek için burayı bir süreliğine duraklatmama izin verin" demen okuyucunun odağını kaybetmesini engelleyecektir. Bu duraklama noktaları kontrolü elinde tuttuğunu da gösterecektir.

5. Eğlenceli ol.

Sonuçta yazıştığın kişi de bir insan ve ne kadar bu bir iş de olsa canının sıkılmasını istemeyecektir. Eğer sıkıcı olmak yerine yazma işinde gerçekten iyi olursan, mailinin okunma şansını büyük ölçüde artırabilirsin.

Gerçekten iyi yazılmış maillere ulaşabilmek pratik gerektiriyor. Önemli birkaç temel öğeye dikkat ettiğinde, zamanla daha düzgün, net ve kısa e-postalar oluşturduğunu  fark edeceksin. 

İşte iyi yazılmış bir e-postanın 5 unsuru:

Özgünlük:

Senin için neyin önemli olduğunu karşı tarafa hissettir. Çok fazla detaya girmek ile ne istediğini tam açıklayamama arasında bir denge vardır. Bu dengeyi kurmak için önemli bulduğun belirli şeyleri göstermeli, gerçek ve özgün olanı seçmelisin.

Tutarlılık:

Güven meselesinin az rastlanan bir şey olduğu bu dünyada tutarlılık, bir kalite olarak karşımıza çıkıyor. Olumsuzluklar, aksilikler olabilir ancak tutarlılığından ödün vermezsen karşı tarafın güvenini kazanabilirsin.

Şeffaflık:

Meslektaşlarımızdan, liderlerimizden, ortaklarımızdan ve diğer kurumlardan istediğimiz en önemli şeylerden biri de şeffaflık. Anlattığın şeylerde açık ve net olmalısın.

Empati: 

Birisine veya bir gruba karşı empati eksikliği, yalnız mailini değil kariyerini bile etkileyebilir. Bu yüzden her zamankinden daha anlayışlı olmak, daha hassas olmak ve durumlara bir de karşı tarafın gözünden bakmak gerekir. 

Bağlantı: 

E-postanın diğer ucundaki kişiler aslında bizden bir metinden daha fazlasını bekliyorlar. Bu yüzden ulaşılabilir olmak önem taşıyor. Özellikle soru alabileceğin maillerde herhangi gün, saat, hafta içi veya hafta sonu ulaşılabilir olman bekleniyor.

En iyi yeteneklerin kariyer platformu toptalent.co'ya üye ol, Türkiye'nin ve dünyanın en iyi şirketlerinin iş, staj ve kariyer fırsatlarını keşfet.


İLGİNİ ÇEKEBİLECEK İŞ İLANLARI

POPÜLER MAKALELER

bimilim