Yanıt Almanızı Sağlayacak Bir E-Posta Yazmak İçin 5 İpucu

Yazar: Hande Çıbıkçı

Bu ipuçları, istediğiniz yanıtı elde etme şansınızı artıracaktır.

Gelen kutularımız, başkaları tarafından dikte edilen yapılacaklar listesi: Ping! “Benim programım!” Ping! “Soruma cevap ver!” Ping! Ping! Ping! “Önümüzdeki iki dakika içinde bu 20 şey hakkında bir seçim yap !!!”

Kişilerinize e-posta gönderdiğiniz her seferinde, listelerine başka bir görev ekleyerek de aynı işlemi gerçekleştirirsiniz.

Onların aklı (ve karma puanları) göz önüne alındığında, e-posta görgü kuralları, işleme ve eyleme kolay iletileri oluşturma çabası demektir.

Yalnızca konuya özgü e-posta ve beş cümle mesajı büyük hedeflerdir, ancak bilgi açısından zengin materyalleri paylaşmak, daha uzun e-postalar aramasını gerektirir, bu nedenle organizasyon önemlidir. Baydin kurucu ortağı Aye Moah’nın belirttiği gibi, “Spesifik olmayan, uzun soluklu bir e-posta almak çok sinir bozucu, – bana bir şey mi bildirmek istiyorsunuz, soru sormak veya harekete geçmek istiyor musunuz?- e-postanın yerini bulmaya çalışırken vakit kaybediyorum.”

Can sıkıcı alıcılardan kaçının ve etkili bir e-posta yazarken aşağıdaki beş adımı uygulayarak yanıt alma ihtimalinizi artırabilirsiniz:

1. Konu satırları

Konu satırları, (a) mesajda neler olduğunu belirtmek ve (b) mesajı arşiv klasöründen kolayca aranabilir hale getirmek için yeterince spesifik olmalıdır. Bu bilgiyi konu satırına dahil etmek, alıcının mesajın ne kadar acil olduğunu ölçmesine izin verdiğinden önemlidir.

Örneğin, “FYI – geçen Cuma günkü VP toplantısından Notlar” başlıklı konu satırı, “Bu öğleden sonra toplantısıyla ilgili soru – 12: 00’de yanıt alması gerekir” yazan konu satırı, arşivleyip aramak için ihtiyaç duyduğu bir şeydir. Alıcısına hemen harekete geçmesini söyler. “Dünden takipler” veya “Sunum” gibi belirsiz konu satırları bu bilgileri sağlamaz ve bu nedenle arşiv klasörünün uçurumunda kaybolma olasılığı daha yüksektir.

2. Organizasyon

Edebiyat analizinde profesyonel olsanız da, e-posta alıcılarınızın yeteneklerini test etmek için doğru yer değildir. Sadede gelin, ideal olarak madde işaretleri veya numaralı listeler kullanın. Bu, alıcınızın e-postanızın ana fikirlerini birden fazla paragrafa göre hızlı bir şekilde işleyebilmesine olanak tanır. 

3. Ayrıntılar

İlk mesajdaki önemli ayrıntılardan vazgeçmek, alıcının size soru ile birlikte e-posta göndermesi gerektiği anlamına gelir ve önceden sürece dört fazladan adım eklendi. Bunun için kimin vakti var ?! İlk kez e-mail attığınızda etrafınızdaki tüm bilgileri eklediğinizi iki kez kontrol edin. Örneğin:

  • Bir toplantı talep ediyorsanız, hedefi ekleyin: her iki taraf için de değer katacak mı?
  • Alıcının farkında olması gereken bir son tarih var mı?
  • Seçenekleri (restoranlar, toplantı saatleri, nedime elbiseleri) listeliyorsanız, tercihiniz nedir?

4. Uzunluk

Bir mesaj oluştururken, bilginin alıcı için önemli olup olmadığını kendinize sorun. Değilse, eklemeyin.

Büyük bir gruba gönderilen bilgilendirici e-postalar, uzun sürme eğilimindedir; bu nedenle e-postanın başında ÇUO etiketi bulunan “çok uzun, okumayın” hızlı bir özet eklemek iyi niyetli bir kitaptır ve okuyucuları “Hey, Bu mesaj uzun ve bilgilendirici, belki özeti okursunuz ve sonra her şeyi okumak için vaktiniz olduğunda bunu tekrar gelen kutunuza döndürürsünüz.”

5. Harekete geçme çağrısı (HGÇ)

“Lütfen önümüzdeki hafta görüşmek üzere uygun olup olmadığınızı birkaç kez yanıt verin” gibi mesajınızın sonucuna belirli bir HGÇ eklemek, beklentilerinizi netleştirerek mesajınızın amacını güçlendirir. Şimdi, alıcınızın mesajı uygun şekilde değerlendirmesi, istediğiniz cevabı olabildiğince çabuk elde etme şansınızı artırması kolaydır.


POPÜLER MAKALELER

bimilim