Başarılı Toplantılar İçin 5 Kural

Yazar: Sefa Kılıç

Toplantılar. Günümüzde hemen hemen herkesin toplantılar hakkında olumlu ya da olumsuz düşünceleri vardır. Kimileri toplantılara mesaiyi kısalttığı için bayılır, kimileri ise uykumuzu getiriyor deyip bunalır. Toplantı, şüphesiz ki bu kelime artık ‘boşa harcanan zaman’ ile aynı anlama gelmekte.

Kaptan Kirk’in de söylediği gibi bir toplantıda dakikalar saklanır ve saatler kaybolur.  Mesela bir toplantı çağrısında bulunun ve koridor boyunca duyulan sızlanmaları bir dinleyin. Öte yandan bir profesyonel olarak, toplantı çağrısında bulunursanız, biraz sonra bahsedeceğimiz 5 kural toplantınızı boşa geçen zaman, kaynak ve para olmaktan kurtaracak. İşte Charlie Harary’nin entreprenuer.com’da paylaştığı 5 kural:

1. Toplantının amacını planlayın

Bu noktada biz, toplantıların özellikle verimli olduğundan bahsedeceğiz. Tabi bundan bahsederken toplantıların verimli ve üretken olduğunu varsayıyoruz. Peki ya tersini düşünürsek ya toplantılar verimsiz olursa ya da toplantılar sadece belli koşullar altında yarar verseydi tavsiye edilebilseydi o zaman ne olurdu?

Toplantı düzenlemeden önce toplantıyı ölçüp tartın, katılımcılara göre düzenleyin ve ayarlayın. Kendinize daima sorular sorun. Bu soruları toplantının konusuna, toplantının zamanına ve mekânına göre farklı şekilde oluşturabilirsiniz. Mesela ‘Benim istediğim sonuç nedir ?’ , ‘Ben neyi başarmaya çalışıyorum ?’ ve ‘Ben bu insanları neden bir araya bir odada topluyorum ?’ gibi sorular sorulabilir. Bu sorular toplantının amacını ve toplantının nasıl ayarlanacağı hakkında bize faydalı bilgiler verecektir.

Buna ek olarak, toplantının gerekli olduğunu açık bir şekilde telaffuz edemiyorsanız ve gerekli sorulara yanıt bulamıyorsanız toplantı yapmayın. Fakat toplantının gerekli olduğunu sorularınızla ispatlayabiliyorsanız, bu net cevaplar ve amaçlar size toplantınızla ilgili birçok konuya açıklık getirir.  Örnek olarak, toplantınızın odak noktasını keskinleştirebilirsiniz. Dahası, toplantınızın neleri başaracağına dair amaçlarınızı ve bu amaçlara ulaşma şansınızı arttırabilirsiniz.

2. İzleyiciler yerine oyuncular davet edin 

Biz her zaman birçok kişiyi toplantıya davet ederiz. Sürekli insanları maillere ekleriz ve toplantıdan haberdar olmasını sağlarız. Bunu yaparken de genel olarak eksik davet yerine gereğinden fazla kişiyi davet etmeyi daha yararlı sayarız. Fakat bu varsayım her konuda özellikle toplantı konusunda uygun değildir. Bu arada bu varsayımı yıllık tatil partileriniz için kullanabilirsiniz.

Bu konudan bahsetmişken aklıma küçükken anlatılan bir hikâye aklıma geldi. Evvel zaman içinde kalbur zaman içinde bir köy çok fakirmiş fakat yeni gelen muhtar bu durumu değiştirmiş. Köy zenginleşmiş ve refaha ulaşmış. Köylüler muhtara bir sürpriz yapmak istemiş ve onun adına bir şölen düzenlemişler ve köylülerden muhtarlarına saygı olarak cüzi miktarda altın getirmeleri istenmiş. Tabi bütün köy katılınca bu şölene yemekler yenmiş kahkahalar atılmış ve altınlar bir kesede toplanmış. Şölen bittikten sonra muhtar keseyi açmış ve gözlerine inanamamış topu topu 4 ya da 5 altın atılmış keseye. Yani gecenin sonunda muhtara edilen hediye 5 altın ve binlerce gümüşmüş. Küçükken böyle hikâyeleri dinlerdim ama ayrıntılı düşünemezdim.

Açıkça görüyoruz ki bir buluşmada toplanmada ne kadar haddinden gereksiz insan gelirse toplanırsa, o toplantıda karışıklık oluşur amaçtan sapılır. Buradan da çıkaracağımız sonuçla, eğer toplantıya katılan kişiler kendini gerekli hissetmezse tartışılan konuyu daha fazla takip etmez ve başkaları benim yerime takip eder zaten diye düşünür. Bu toplantımızın amaçlarına ulaşmasını engeller.

Bu noktada başarıya ulaşmak için izleyici sayımızı azaltmalıyız, dikkatin dağılmaması için toplantı süremizi kısaltmalıyız ve toplantılarımızı daha çekici hale getirmeliyiz. Bunları yapmaya çalışırken daha efektif yollar takip etmeliyiz. Kısacası, daha fazla altın almak için ince eleyip sık dokumalıyız.

3. Toplantılar zaman geçirmek için yapılmamalı, zaman toplantıyı geçirmek için ayrılmalı

Günlük hayatımızda ve profesyonel hayatımızda çoğunlukla zamanımızı titizlikle iş takvimlerimize ve planlarımıza uydurma eğilimi içindeyiz. Zaman uydurma işine bu açıdan bakmak aslında ters bir açıdan bakmaktır. Mesela, bir toplantıyı takvime uydurmak yerine, takvimi kullanarak toplantı için uygun zamanı belirlememiz gerekiyor.

Öte yandan toplantılar sadece belirli bir amaca ulaşmak için yapılmalı. Buradan çıkaracağımız sonuca göre, bir toplantıyı ayarlarken planladığımız amaçlara ne kadar sürede ulaşacağımıza da karar vermemiz gerekiyor. Aslında bu karar verdiğimiz süre toplantının uzunluğunu önemli bir biçimde etkiliyor. Örnek olarak iş takvimimize 10 dakikalık bir toplantının olduğunu düşünelim. Eğer bizim toplantımızın süresi kararlarımızdan sonra 18 dakika olacaksa ve belirlediğimiz hedefe eğer bu toplantıyı 18 dakikada yaparak ulaşacaksak 10 dakika yerine 18 dakikalık bir toplantı yapmalıyız. Daha önceden de bahsettiğim üzere, toplantının zamanının ayarlanması ve kararlaştırılması çok hayati bir konudur ve dikkat edilmelidir. Mesela bir toplantının süresi gereğinden fazla uzunsa bu toplantı katılımcıların dikkatinin dağılmasına neden olur ve verimsiz bir toplantı olmuş olur.

Toplantının uzunluğunun belirlenmesi aynı zamanda iş arkadaşlarına saygıyı da anlatır. Zamanı ne kadar iyi dağıtırsak ve kullanırsak çalışanların zamanından çalmamış oluruz. Eğer toplantıda amacımıza belirlediğimiz süreden önce ulaşırsak, toplantıyı erken bitirmeliyiz.

Kısacası, zaman bütün hayatımızda olduğu gibi toplantı belirlerken de göz önünde bulundurulması gereken önemli bir kaynaktır. Unutmayalım vakit nakittir ona göre zamanımızı iyi kullanalım toplantılarımızın süresini elimizden geldiğince uygun tutalım.

 4. Toplantı davetini sen yapıyorsan, bu toplantı senindir

Toplantılara giderken çalışanlar zaman zaman toplantıyı acaba benim bölüm müdürüm mü yapıyor yoksa genel müdür mü yapıyor diye düşünür. Bu gibi durumlarda çalışanların motivasyonu düşebilir. Bu gibi sebeplerin yaşanmaması için her kim toplantıyı yapıyorsa o toplantıdan genel sorumlu olmalı ve ajandayı ona göre belirleyerek eylem odaklı olmalı.

Birçok zaman toplantılarda birisi konuşmaya başlar diğeri devam eder ve bir diğeri konuşmanın yönünü değiştirir. Bu noktada konuşan kişi sayısı kadar toplantıyı düzenleyen var gibi bir kafa karışıklığı oluşabilir. Yani, toplantıyı kimin yaptığı açık olmalı ki katılımcılar toplantının sebebini daha rahat anlasınlar. Ayrıca toplantıda söz alan kişi ne kadar olursa olsun, sadece bir kişi bu genel toplantıdan sorumludur.

Sorumlu olan kişi iş takvimine göre planladığı zamanda toplantıyı yapar ve toplantı sonunda görev dağılımından da o sorumludur. Bu yüzden toplantının sorumlusunun belirlenmesi iş dünyasında hayati bir önem taşımaktadır.

5. Toplantıları harekete geçirecek eylem planı ile bitirin

Son olarak, toplantı elbette birçok konunun konuşulduğu çözüme kavuştuğu yerdir ancak bu konuşmalar sonucunda harekete geçilmezse toplantının amacına ulaşılmaz ve konuşma ve fikir alışverişleri sadece havada kalır ve faydasız olur.

Her toplantıdan sonra tartışmalardan ve konuşmalardan yararlanılarak yapılacaklar hakkında bir duyuru yapılmalı ve harekete geçilmeli. Bu yapılacak eylem ve davranışlar hedef grubuna yani harekete geçecek katılımcılara detaylı bir şekilde anlatılmalı, toplantı notları paylaşılmaı ve gelecek toplantıların başında gelişmeler takip edilmelidir.

Unutmayın ki toplantılar işinizin başarıya ulaşmasını sağlayan en güçlü araçtır. Fakat bu güçlü araç diğer güçlü araçlar gibi, kendinize en verimli ve doğru şekilde kullanırsanız sizi güçlü yapar.


İLGİNİ ÇEKEBİLECEK İŞ İLANLARI

POPÜLER MAKALELER

bimilim