CEO’ların Bile Dikkatini Çekecek Bir E-mail Yazmak İçin 3 Basit Adım

Yazar: Cansu Samsun

Cevap alabileceğiniz profesyonel bir e-mail yazmak gerçekten ustalık gerektiren bir eylemdir. Sert gözükse de, kimsenin talep edilmemiş bir maili cevaplamak zorunluluğu yoktur.

Zaman önemli bir kaynaktır ve araştırmalara göre ortalama bir çalışan günde 6 saatten fazla süreyi mail kutusunda harcıyor. Eğer bu ortalama ise, üst düzey bir yönetici için bu süreyi tahmin edin! Gün içinde mail kutusuna hiç mail düşmemiş olması inandırıcılığı çok düşük bir ihtimaldir.

Eğer ortalama bir çalışandan daha fazla e-mail alıp gönderiyorsanız, e-mail yazarken her zaman 3 adımı aklınızda bulundurun. Bu her zaman cevap alma olasılığınızı arttırır.

1. E-mailini açacaklarına emin ol

2. E-mailini okuyup anlayacaklarına emin ol

3. Cevap vereceklerine emin ol

Bunları aklında tutarak her seviyedeki insana ulaşabilirsin. Eğer e-mail yazısını daha da üst seviyeye çıkarmak istersen bu ipuçlarını aklında tut.

1. Başlangıçtaki dikkati yakalamak için, profesyonel iş ağını güçlendir

Bir e-maile doğru bir giriş ile başlamak her zaman iyi bir yoldur. Tanıdık biri aracılığı ile yazılan bir giriş, mailin geçerliliğini ve geri dönüş şansını arttırır.

En azından, projenin adını veya referans olabilecek bir tanıdık söyleyebilecek olmalısın. Eğer e-mailin ilgi görmezse, sonsuz e-maillerin arasında kaybolmaya mahkumdur.

2. E mailini ilgi cekici, kisisel ve spesifik tut.

Ulaşmaya çalıştığın yönetici içten gelen isteklere zar zor yetişebiliyordur. Lafı uzatmadan onlara kolaylık sağlayabilirsin. E-mailin  istegini açıkça ve spesifik olarak açıklamalı.

Gmail’e göre 125-200 kelimelik e-mailler en uygunudur. Fakat araştırmalar gösteriyor ki, eğer daha fazla not yazmak zorundaysan, e-mailler 2000 kelimeden başlıyor. Gramer odaklı araçlar sayesinde zamandan tasarruf edebilir, gramer yanlışlarını ve cümle bozukluklarını yakalayabilirsin.

Daha gelişmiş e-mailler kişiselleşmiş, ilginç noktaları gösteren maillerdir. İlk bir iki cümlede, neye ihtiyacın olduğundan bahsedebilir, konunun neden önemli olduğunu net bir şekilde açıklayabilirsin.

Her şey ödevini yapıp yapmamakla ilgilidir. Kontakt kurduğun kişiyi araştırmak için zaman ayır. Onların odaklandığı noktayı göz önüne aldığında senin sorun gerçekten önemsemeleri için mantıklı mı?

İliskilerin gelişmesi icin zamana ihtiyacı vardır. Eger sen ilişkiyi geliştirmek için vakit harcamıyorsan, kontakt kurmaya çalıştığın kişi neden vakit harcasın?

3. Eğer e-mailin eyleme uygun degilse, hiçbir aksiyon alınmayacaktır.

Bu en önemli ipucudur. E-mailinin eyleme geçirebilecek olmasına dikkat et. Ne istediğini açıkça ifade et. Eğer ne istediğini anlatamazsan, kimse sana yardım edemez.

İş mi arıyorsun yoksa tavsiye mi? Bir servis mi satıyorsun yoksa böyle bir ihtiyacın mı var?

Eğer eyleme  dökülecek bir istek yoksa en iyi oluşturulmuş e-mail bile boşuna yazilmistir. Belirsiz hedeflere ulaşılması imkansızdır. Bu yüzden çok açık isteklerde bulun. Sonrasında tekrar kontrol et.


İLGİNİ ÇEKEBİLECEK İŞ İLANLARI

POPÜLER MAKALELER

bimilim