En Yaygın 5 İletişim Hatası Ve Çözümleri

Yazar: Gülçin Darçın

Hepimiz gereksizce ayrıştırıcı, başarısız sunumlardan ve toplantılardan çekmişizdir. Ama genellikle hepimiz aynı hataları tekrar tekrar yaparız.

Bu basit çözümleri uygulayarak iletişim tecrübelerimizi daha etkili ve verimli hale getirebiliriz. İşte daha etkili bir iletişim için 5 çözüm yolu:

1. Başlangıç

Günümüz dünyasında en değerli madde altın ya da kripto para değil, dikkattir. Her yer odaklanabileceğimiz şahane bilgilerle dolu. O zaman neden pek çok insan dikkat çekme şansını sunumlara ya da toplantılara “Merhaba, benim adım . . . ve bugün . . . hakkında konuşacağım” diyerek boşa harcıyor? Bu başlamak için çok sönük bir yol. Sadece orijinallikten yoksun değil, aynı zamanda düpedüz saçma çünkü çoğu konuşmacı zaten genellikle ismi ve konu başlığının yer aldığı bir slaytın önünde duruyor.

Sıkıcı ya da sıradan bir şekilde başlamaktansa sunumuna James Bond gibi aksiyonlu bir giriş yap: Bir hikaye anlat, anket yap, kışkırtıcı sorular sor, bir video izlettir. Bu şekilde bir başlangıç yapmak hitap ettiğin kitlenin dikkatini çekmeni sağlar ve dikkatlerinin başka şeylere, insanlara ya da cihazlara kaymasını engeller. Bu aksiyona yönelik yaklaşım toplantılarda da işe yarar. Ajandanda ilk madde toplantıya başladığında bir ya da iki sorunun yanıtlanması olsun. Böylece katılımcıların ilk dakikadan itibaren dikkatlerini yakalamış olacaksın.

2. Bitiş

Bir psikoloji araştırması orta kısımda yer alanlardansa ilk başta ve en sonda duyduklarımızı en iyi hatırladıklarımızı ortaya koyuyor; bir diğer deyişle öncelik ve sonralık etkisi. Bu durumda konuşmacıların konuşmalarını nasıl bitireceklerine daha çok zaman ayırması gerektiğini düşünüyor olabilirsin. Ne yazık ki öyle olmuyor.

Genellikle en sık kullanılan son cümle “Sanırım vaktimiz doldu ve bir başkasının konferans odasına ihtiyacı var.” oluyor. Bu tarz bir bitiş boşa harcanan bir şans. Konuşmayı ve toplantıyı nasıl bitireceğini planlamaya vakit ayır. Açık ve net ol çünkü kimsenin çok fazla vakti yok. Özetleme kısmına geçtiğin anlaşılırsa, dikkatler dağılır ve karşındaki kitle bundan sonra ne olacağına odaklanmaya başlar.

En iyi bitirme yolu minnettarlık göstermektir: “Zaman ayırdığınız için teşekkür ederim.” Ya da “Dikkatiniz için minnettarım.” gibi. Sonra da basitçe konuşmanın amacından bahset. Bu hitap ettiğin kitlenin bu konuşmadan sonra bilmesi, hissetmesi ya da yapması gereken şeyler hakkında açık ve net bir açıklama olabilir.

3. Geçiş

Bir sunumun en zayıf anı bir kısımdan diğerine geçiştir. Bu geçiş sırasında dinleyici kitlesinin kaybolması, dikkatlerinin dağılması ya da kafalarının karışması muhtemeldir. Dinleyici kitleni asla kaybetme çünkü kaybedersen hemen ya telefonlarına ya arkadaşlarına bakmaya başlarlar ya da uyurlar. Geçişleri yaparken “sıradaki” ya da “yani” demenin ötesine geçebilmek için geçişleri planlamaya daha fazla vakit ayır.

Herhangi bir tipik işletme iletişiminde geçişler sırasında önemli olan birkaç nokta vardır:

• Konuşma ya da toplantı sırasında önemli noktalar arasındaki geçişler
• Giriş ve sonuç slaytları
• Sunumdan soru cevap kısmına geçiş
• Bir sunucudan başka bir sunucuya geçme

Başarılı bir geçiş için somut bir özetleme ya da önceki başlığın/slaytın/insanın hızlıca yerini yeni başlığa/slayta/insana bırakması gerekir. Bu geçişler açıklamalar şeklinde olabilir. Örneğin, “Problemi açıkça kavradığımıza göre şimdi onu çözmeye kanalize olabiliriz” demek ya da “Problemi kavradığımıza göre, onu çözmek için en iyi yol nedir?” diye sormak gibi.

4. Riskten korunma

Günümüzde çoğu lider “Bu yeni pazara girmemiz gerektiğini düşünüyorum.” gibi sözcük seçimleriyle güvenilirliklerini zedeliyorlar. Bunlar iletişimin büyük bir bölümünü zedeleyen ifadelerdir. Riskten korunma dilinin tekrar tekrar kullanılması, yetkinliğe ilişkin algıları azaltır çünkü iddialılığı yumuşatır, açıklığı azaltır, seni zayıf ve söylediğin şeyden emin değilmişsin gibi gösterir.

Riskten korunmak için seçilecek en iyi yol yerine koymadır. Daha az iddialı olanlar yerine daha güçlü kelimeler bul. “Düşündüm ki” demek yerine “inanıyorum ki” ya da “biliyorum ki” demek gibi. Daha iddialı kelimeler bulmak vurgulamak istediğin şeyin daha net olmasını sağlar. Ama yerine koymadan önce riskten korunma dilinin farkında olman gerek. Neyse ki Orai, LikeSo, Ummo, Ambit ve VoiceVibes gibi uygulamalar dil kullanımıyla ilgili olarak tempo, duraklamalar, varyasyon ve tonlama gibi konularda yararlı kişiselleştirilmiş geri bildirim sağlayabilir.

5. Ezberleme

Hepimiz önemli bir sunumun ortasında bir grup insanın önünde durmaktan ve ne söyleyeceğimizi unutmaktan korkarız. Birçok kişi bu korkuyu yapacağı konuşmayı ezberleyerek kontrol altına almaya çalışır. Ne yazık ki ezberlemek çoğu zaman boşluk bırakma olasılığını artırır. Peki bundan nasıl uzak durabiliriz?Basitçe söylemek gerekirse: Ezberlemekten kaçın.

Eğer ezber yaparsan, oluşturduğun içeriği sunmanın “doğru” bir yolunu yaratırsın ve bu yaklaşım yalnızca hissettiğin baskıyı arttırır çünkü söyleyeceğin şeyleri aynen ezberlediğin şekilde söylemek istersin. Bilişsel yükün fazlalığından dolayı hata yapma olasılığı artar. Ayrıca eklenen bu zihinsel talep dinleyici kitlenizin seninle empati yapmasını engeller. Bu yüzden dinleyici kitlene yaptığın ezberle hitap etmen daha az ilgi çekici olmana sebep olur.

Peki, madem sunumu ezberlememek gerekiyor, içeriğin unutulmayacağından ya da kargaşaya dönüşmeyeceğinden nasıl emin olabiliriz?

Dinleyicilerin dikkatini bağlı tutmanın kilit noktası kapsamlı bir sunum hazırlamaktır. Böylelikle hem kendini hem dinleyicilerin için bir harita oluşturmuş olursun. Elinde bir harita olursa kaybolman zorlaşır. Öncelikle dinleyici merkezli bir düzen oluşturmak için vakit ayır. Sonra, bir anahat belirle. İşte sana yardımcı olabilecek 3 ana hat türü:

Geleneksel ana hat: Önemli noktaları hiyerarşik bir şekilde listele. Anahtar kelimeler gir.
Soruya dayalı ana hat: İçeriğinde yer alan konularla ilgili merak uyandıracak soruları listele.
Görsele/ fotoğrafa dayalı ana hat: Simgeleri, resimleri ve kelimeleri kullanarak fikirlerinizi grafiksel olarak ortaya çıkar.

Son olarak sunuma çıkardığın taslaktan çalış ve konuşma şeklini değiştirmek için kendine izin ver; ifadelerinin her seferinde aynı şekilde olması gerekmez. Ana hatlar, içeriğini nasıl hissettiğine ya da izleyicinin nasıl tepki verdiğine göre değiştirme ve uyarlama fırsatı sunar. Bu esneklik, daha katı bir ezberleme yaklaşımı ile karşılaştırıldığında dinleyici kaybetme olasılığını azaltır.

En iyi yeteneklerin kariyer platformu toptalent.co'ya üye ol, Türkiye'nin ve dünyanın en iyi şirketlerinin iş, staj ve kariyer fırsatlarını keşfet.


İLGİNİ ÇEKEBİLECEK İŞ İLANLARI

POPÜLER MAKALELER

bimilim