İnsan Kaynakları Ömer Faruk Akyazan

Oryantasyon ne demek?

İnsan kaynakları yönetiminde oryantasyon, yeni bir çalışanın asimilasyon sürecinin yaşayarak öğrenmesini ifade eder. İşe alım sürecinde, bir şirkette yeni ve deneyimsiz bir çalışanın sosyalleşme sürecinin bir parçasıdır. Başka bir deyişle, oryantasyon programı, yeni çalışanları işlerine ve iş yerlerine alıştırmanın bir parçasıdır.

Oryantasyon eğitimi nedir?

Çalışan kaygısını azaltmayı ve çaresizlik hislerini gidermeyi ve onlardan ne beklendiğini anlamalarına yardımcı olmayı amaçlar. Aynı zamanda çalışan bağlılığı kazanmayı, işlerinin ne olacağını ve yöneticilerin onlardan neler bekleyebileceklerini iletmeyi de amaçlar.

Tipik olarak, oryantasyon üç tür bilgiyi iletir; (i) günlük çalışma rutini hakkında genel bilgi; (ii) şirketin geçmişinin, kurucuların, amaçların, operasyonların ve ürün veya hizmetlerin yanı sıra çalışanın işinin şirketin ihtiyaçlarına nasıl katkıda bulunduğunun bir incelemesi ve (iii) şirketin politikalarının, çalışma kurallarının ve çalışanlara sağlanan faydaların belki bir broşürde ayrıntılı bir sunumu.

Etkili bir oryantasyon eğitimi, kişilerin yeni rollerinde, ekiplerinde ve departmanlarında kendilerini daha rahat hissetmelerine yardımcı olurken aynı zamanda şirket beklenti ve politikalarından haberdar olmalarını sağlar. Oryantasyon, yeni işe alınanların soru sormalarına veya endişelerini gidermelerine olanak tanır. Ayrıca rollerinde kendilerini daha rahat hissetmelerine yardımcı olmayı amaçlamaktadır.

Oryantasyon eğitiminin temel amacı nedir?

Şirketlerin oryantasyon çalışmaları örnekleri çoğaltılabilir ve her şirketin programlarına birkaç hafta, hatta ay harcadıkları bilinmektedir. Buradaki fikir, yeni çalışanların yeni ortamda kendilerini evlerinde hissetmelerini sağlamaktır ve onları yönlendirmektir.

Çalışanların bir işe girerken kendilerini kaygılı hissettikleri bilinen bir gerçektir. Yeni işlerde ne kadar iyi performans gösterecekleri konusunda endişelenirler. Kendilerini daha deneyimli çalışanlarla kıyasladıklarında kendilerini yetersiz hissederler ve iş arkadaşlarıyla ne kadar iyi geçineceklerinden endişe duyarlar. Etkili oryantasyon programları, yeni çalışanın iş ortamı ve yöneticileri hakkında bilgi vererek, onları adaptasyon sürecinde rahatlatarak, çalışma arkadaşlarıyla tanıştırarak ve soru sormaya teşvik ederek kaygısını azaltır.

Çalışanların yeni bir çalışma ortamına adapte olma kolaylığı, genellikle işe getirdikleri beklentilerin bir işlevidir ve kılavuzluk yapılması gerekmektedir. Beklentiler gerçekçiyse, ayarlamalar nispeten basit olacaktır. Bununla birlikte, beklentiler gerçekçi veya mantıksız ise, uyum sağlamak daha zor olacaktır. İkinci durumda yani zor ve mantıksız olan senaryoda, oryantasyon çalışan beklentilerini değiştirmede etkili olabilir.

Oryantasyon eğitiminde neler yapılır?

Oryantasyon programına neleri dahil edeceğine karar vermek zor bir görev gibi görünebilir ve yanlı bir eğitim süreci oryantasyon bozukluğuna sebebiyet verebilir. İş ve şirket hakkında öğrenecek çok şey ve tanışacakları pek çok insan var.

Peki nereden başlamalıyız?

Yeni çalışanların, işe alımları sırasında görevlere, kişilere ve süreçlere aşina olmaları için 90 veya daha fazla günü olacağını unutma.

• Evrak işleri oryantasyonun en heyecan verici kısmı olmayabilir, ancak gereklidir. Yeni çalışana oryantasyon belgesi ya da oryantasyon kitapçığı verilebilir.
• Yeni işe alınanların takdir edildiğini hissettirmek için onlara CEO'dan imzalı bir karşılama mektubu gönderin. Ardından, yöneticilerinden onları rehberli bir ofis turuna çıkarmasını ve ortak alanların nerede olduğunu göstermesini isteyin. Ardından, onları ekiplerine uygun şekilde tanıtmak için bir öğle yemeği düzenleyin. Bu şekilde, yeni işe alınanlar meslektaşlarını eğlenceli ve tarafsız bir ortamda tanıyabilir. Son olarak, çalışanlara markalı kırtasiye malzemeleri ve şirket tişörtü gibi birkaç hediye içeren bir hoş geldin paketi verebilirsiniz.
• Yeni çalışanlar için ilk iş günlerinde park yeri, erişim kartları ve bir ofis haritası düzenleyin.
• Ekibin üretken bir üyesi olmaları için yeni çalışanlarınızın iletişim, proje yönetimi, zaman takibi, insan kaynakları süreçleri ve hatta muhtemelen işlerini yapmak için araçlar kullanması gerekebilir. Bu araçları onlara öğretin.
• Yeni işe alınanlara, kullanacakları yazılımın ayrıntılarını gösteren online ya da yüz yüze eğitimler sunun.
• Yeni çalışanların işlerinde başarılı olmalarını sağlayacak beceri ve bilgileri öğrenmeleri için göreve başlama eğitimi planlamaya başlayın.

Oryantasyon süreci aşamaları nelerdir?

1. Kiminle tanışmaları gerektiğini bilin.

İlk gün temel oryantasyonlarını kimin idare edeceğini bildiklerinden emin olun. İdeal olarak, bu kişi geldiğinde yeni işe alınan kişiyi karşılamak için bekliyor olacaktır. Bunu biraz daha ileri götürmek istiyorsanız, önceden sosyal medyada bağlantı kurmalarına yardımcı olun.

2. Onlara ne giyeceklerini söyleyin.

Onları ilk gün yanlış kıyafetlerle ortaya çıkma utancından kurtarın. İş oryantasyonuna hangi kıyafetleri giymeleri veya getirmeleri gerektiğini bildirin. Şirketinizin kıyafet politikasını paylaşarak hazırlanmalarına yardımcı olabilirsiniz.

3. Ne getirmeleri gerektiğini söyleyin.

İlk gün neye ihtiyaç duyacaklarını bilmelerini sağlamanın bir yolunu bulun. Her şeyi sağlıyorsanız, bunu da onlara bildirin.

4. İşin şirket misyonunu nasıl desteklediğini bilin.

En temel işler bile bir şekilde organizasyonun genel amacına katkıda bulunur. Yeni işe alımlarınıza şirketinizin misyonunun ne olduğunu bildirin ve işlerini bu misyonla ilişkilendirin.

5. Evrak işlerini oryantasyonun dışında yapın.

Birinin ilk gününü form yığınlarını doldurarak geçirmesine izin vermeyin. Birinin yeni işinde nasıl bir şey olduğuna dair ilk izlenimi olumlu alması gerekiyor; bu sıkıcı bir yol. Evrakları tarayarak ve onlara e-postayla göndererek zamandan, paradan ve ağaçlardan tasarruf edebilirsiniz. Bu sizin için işe yaramazsa, eve götürmeleri ve doldurmaları için onlara bir paket verin.

Oryantasyon eğitimi ve programlarının faydaları nelerdir?

Çalışanlar, şirketlerinden çeşitli faydalar elde edebilirler. İşte oryantasyon programının yararları veya avantajları:

• İyi duygu: Yeni çalışanların ilk etapta, eski çalışanlar ile tanışması iyi ve rahat hissettirir.
• Güven oluşturma: Oryantasyon, yeni çalışanların şirkete karşı olumlu bir tutum benisemesini sağlar ve şirkete karşı güven hissetmesine yardımcı olur.
• Daha iyi performans: Çalışanlara şirketin doğası, amaçları, misyonu hakkında talimat verilir. Böylece daha iyi performans gösterebilirler.
• Ürün ve hizmet fikri: Şirket oryantasyon ile yeni çalışanların şirketin görev ve haklarını anlamalarına yardımcı olur.
• Çalışanlara ilham verir: Çalışanların inisiyatif almasına yardımcı olur.
• Şirkete yakın hissettirir: Yönlendirme ile yeni çalışanlar şirkete daha yakın hissederler.
• Çalışanları motive eder: Çalışanları daha iyi çalışmaya motive eder.
• Çalışana değer verildiğini gösterir: Çalışanlar ilgi gösterme çabasını ve onlara değer hissederler.
• Kişiler arası ilişki oluşturma: Yeni çalışanlar ve eski çalışanlar arasında kişilerarası ilişki oluşturmaya yardımcı olur.

Bunların yanında şirketlerin, çalışanların farklı türde faydalar elde etmelerine yardımcı olmak için oryantasyonu kullandığını söyleyebiliriz.

Oryantasyon Eğitiminin Şirkete Faydaları

1. Kaliteli yetenekleri kazanırsınız ve elde tutarsınız: Oryantasyon eğitimi ile en iyi yetenekleri şirkete kazandırarak elde tutabilirsiniz.
2. Başarıyı güçlendirirsiniz: Oryantasyon programlarının amacı yeni çalışanların şirkete katılımını sağlamaktır. Bu katılımı sağlayarak daha başarılı çalışanları kazanırsınız.
3. İş büyümesini artırır: Yetenekli çalışanları elde tutmak söz konusu olacağı için işinizi daha da büyüteceksiniz.
4. Çalışanların güvenini kazanacaksınız: Yeni bir çalışanın ne iş yapacağı, nereye gideceği, kiminle konuşacağı veya işlerini nasıl yapacağı konusunda hiçbir fikri olmadığında ilk gün göz korkutucu olabilir. Bu nedenle oryantasyon programı ile şirkete güvenini artırabilirsiniz.
5. Çalışanlarla daha güçlü bağlantılar kuracaksınız: Çalışanlarınızla bağ kurmak ve onlara güven sağlamak, başarıları için çok önemlidir.
6. İletişimi geliştireceksiniz: Oryantasyonun bir şirkete sağladığı en büyük faydalardan biri, şirket iletişimini geliştirmesidir.

Oryantasyon Eğitiminin Çalışana Faydaları

1. Çalışan verimliliğini artırır: Bir oryantasyon programının birincil avantajı, çalışanların etkinliğini ve verim değerini güçlü bir şekilde artırabilmesidir.
2. Ekip çalışmasını teşvik eder: Ekip çalışması kültürüne değer veren ve ağırlıklı olarak çalışma gruplarına güvenen şirketler, yeni çalışanlara bu ekip değerlerini ve iş birliğini aktarmada oryantasyonu yararlı buluyor.
3. Değerli hissettirir: Oryantasyona sahip olmayan işlere yönlendirilen çalışanlar bunalmış hissedebilir ve şirket tarafından değer görmediklerini hissederler.
4. Karışıklığı önler: Oryantasyonun bir başka birincil avantajı, çalışanların şirketin nasıl çalıştığı konusunda yetersiz eğitim almaları durumunda ortaya çıkan karışıklığın önlenmesine yardımcı olmasıdır.

Oryantasyon eğitimi haftasında İK personeline düşen görevler nelerdir?

Başarılı yeni çalışan eğitiminin anahtarı, yeni meslektaşların ilk günden itibaren memnuniyetle karşılandığını, takdir edildiğini ve üretken olduğunu hissettirmektir ki oryantasyon prosedürünün temeli budur. Çalışanların kendilerini iyi karşılanmış hissetmelerine yardımcı olmak için ilk günlerinde gerçekler, rakamlar, akış şemaları ve yeni yüzlerle onları bunaltmaktan kaçınılmalıdır.

Ofislerinin ve telefon, dizüstü bilgisayar ve e-posta hesabı gibi ekipmanlarının kurulu ve kullanıma hazır olduğundan ve birinin onlara her şeyin nasıl çalıştığını göstermeye hazır olduğundan emin olunmalıdır. Gelişleri konusunda hevesli olmayı unutmayın! Bir ekip öğle yemeği gezisi planlayarak ve şirket tişörtü ya da diğer ücretsiz ürünleri içeren bir karşılama seti sağlayarak günü özel hissettirebilir.

Daha pratik tarafta, ofisin bir haritasını, yakındaki restoranların bir listesini, bir şirket jargonu sözlüğü ve yeni işe alınan kişinin kolayca başvurabileceği şirketinizin ve departmanınızın yapısının bir taslağı sunulabilir. Çalışanın kendi sorumluluklarının daha büyük şirket yapısına nasıl uyduğunu tartışılabilir.

Çalışanın beklentileri anladığından emin olunmalı ve onları işle ilgili mevcut süreçler hakkında iyileştirme fikirleri sunmaya davet edilmelidir. İlk gün, uygunsa, başlamaları için onlara basit bir veya iki proje verilebilir.

Yeni çalışanları eğitmenin bir parçası olarak, ilk birkaç ayda çalışanla görüşmek için bir danışman atamayı düşünün. Bu şekilde yeni çalışanlar kime soru soracaklarını bilir, yerleşik bir arkadaşa sahip olur ve günlük görevlerinde eğitilip onlara rehberlik edilebilir.

Kurumsal Şirketlerde Oryantasyon

İyi planlanmış bir oryantasyon haftası programı, çalışanın daha yeni çevreye uyum sağlamasına yardımcı olur. Ayrıca, şirketin sağlam politikalarla kârını iyileştirmesine yardımcı olur. Zaman ve bağlılık gerektirir, ancak genellikle uzun vadede bir şirkete yardımcı olur.

Çalışanın işi hakkında daha rahat hissetmesine yardımcı olur ve bu da üretkenliğini artırır. İyi bir oryantasyon programı, çalışanlara işleri hakkında nasıl hissettikleri hakkında geri bildirimde bulunma ve sorma özgürlüğü verir. Bu geri bildirim genellikle kuruluşun çalışanların karşılaştığı sorunları çözmesine yardımcı olur. Böylece eldeki geri bildirim ile şirket, gerektiğinde yapısını iyileştirebilir.

Oryantasyon maliyeti nedir?

Oryantasyon maliyeti, şirketin tüm süreç planlamasını, düzenlemesini ve yürütmesini içerir. Oryantasyon etkinlikleri boyunca, kaliteli ve sorunsuz bir deneyim sağlamak için ek maliyetler uygulanabilir. 

Başarılı bir oryantasyon nasıl uygulanır?

Çoğu şirket, çalışan oryantasyon programlarına, çalışanları ekibe davet ederek başlar ve ardından şirketin temel politika prosedürlerinin bir taslağı gelir. Beklentiler net bir şekilde belirlenmeli ve yeni çalışanlar ekibin üretken üyeleri olma konusunda heyecanlı olmalıdır.