İnsan Kaynakları Ezgi Pür

Performans değerlendirme, bireyleri ve içlerinde bulundukları çeşitli şirketlerin performansını ölçerek, ortaya çıkabilecek sorunları önleyip, çalışanların sistem içerisindeki kontrolünü artırarak ve iş memnuniyetini ön plana çıkartmak amacıyla yapılır. Kurumsal hedeflerin gerçekleşmesine ve çalışanların iş yeri içerisindeki sorumluluklarının ne kadar etkin bir şekilde yerine getirdiklerini ölçmede yardımcı olma süreci olarak karşımıza çıkar.

Önemi gittikçe artan bu performans değerlendirme hakkında sizler için bu içeriği hazırladık. İçerik boyunca bu süreç nedir detaylıca açıklayacağız.

Performans değerlendirme süreci nedir?

Performansı etkili bir şekilde değerlendirmek için bir yönetici, iş için beklentisinin farkında olmalı, çalışanlarının davranışlarını ve sonuçlarını izlemelidir. Yönetici, gözlemlediği davranış ve sonuçları beklentileri ile karşılaştırmalı ve oradaki uyumu ölçmelidir. Çoğu zaman yönetici, çok güçlü tepkiler ortaya koyabilen çalışanları için geri bildirim de sağlamalıdır.

Performans değerlendirme süreci, yürütülmesini zor olan fakat kuruluş veya bir şirket açısından son derece önemli olan bir sistemdir. Kuruluşların seçimlerinin ve yöntemlerinin doğru bir karar olup olmadığı konusunda açıklığa kavuşturur. Motivasyon için oluşturulan programların, eğitimlerin nerelerde ne gerekli olduğunu gösterir ve bunların nerelerde etkili olup olmadığı konusunda değerlendirmeye yardımcı olabilmektedir. Performans değerlendirme süreci nitekim bir ölçüm süreci olmuştur.

Şöyle ilerler:

1. Yöneticinin hedeflediği başarı standartlarında göre bir planlama oluşturulur.
2. Çalışanların performansı bu yönde izlenerek, onlarla iletişim halinde kalınır.
3. Hedefler ile ortada olan performansların karşılaştırılması yapılarak değerlendirilir.
4. Değerlendirme sonrasında çalışana geri bildirim sağlanır.
5. Hedeflere ulaşılma durumunda ise çalışanın yüksek bir performans sergilediği yönünde bir sonuca ulaşılmışsa o zaman çalışan için senenin en iyi zamanı olacaktır.
6. Performans değerlendirme sonucunda terfi, prim, eğitim veya ödül gibi sistemler ortaya çıkar. Verilecek bu ödüller tabi ki çalışılan şirketten şirkete farklılık gösterebilir.

Bu nedenle performans değerlendirmesi, bir bireyin yaptığı işin değerine karar vermek anlamına gelir. Şirkelerin bireysel iş performansını değerlendirdiği bir süreçtir. Her çalışan, düşünceli ve doğru bir  şekilde değerlendirme sürecine alınmalıdır. Sürecin başarısı, denetçinin yapıcı ve nesnel bir değerlendirmeyi tamamlama istekliliğine ve çalışanın yapıcı önerilere yanıt verme ve gelecekteki hedeflere ulaşmak için denetçiyle birlikte çalışmaya istekli olmasına bağlıdır.

Bütün bu değerlendirme süreci sonrasında çalışanların hem kariyerindeki ilerlemesi daha motive bir şekilde sağlıklı olacağı gibi çalıştığı şirket için de kazanç bakımından olumlu yönde fayda sağlamış olacaktır.

Performans değerlendirme süreci aşamaları nelerdir?

Bahsetmiş olduğumuz performans değerlendirme süreci bir sistematik temel üzerinde gerçekleştirilir. Fakat küçük şirketlerde veya işletmelerde değerlendirme, ilgili çalışanların gözlemlenmesi yoluyla gayriresmi olarak yapılır. Daha büyük şirketlerde değerlendirme ise çeşitli amaçlar için kullanılacak bilgi türlerini ortaya çıkardığı için daha sistematik ve resmî olarak yapılır. Sistemli bir şekilde performans değerlendirmesi adımlarını aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:

1. Değerlendirme amaçlarının oluşturulması

Etkin ve sistemli bir değerlendirme için ilk adım, yapılacak değerlendirmenin amaçlarını oluşturup, bunları tanımlamaktadır. Değerlemeler, değerlendirilen çalışanları motive etmekten veya onları kontrol etmeye kadar farklı amaçlar için kullanılmaktadır. Her durum için değerlendirmenin farklı taraflarına yapılan vurgu farklı olacaktır.

2. Değerlendirme standartlarının belirlenmesi

Bir değerlendirme yapılırken herhangi bir şeyi iyi ya da kötü olarak belirlememizde, belirli standartlar veya normlar bağlamında değerlendirme yapılır. Bu standartlar, değerlendirmelerin özellikleri ya da beklenen performans sonuçları gibi olabilir.

Değerlendirmeler, uzun vadeli hedeflerden biri olan performans artırmak olduğu için genellikle performans odaklıdır diyebiliriz. Bu yüzden, performans standartları değerlendirme dönemin başında belirlenmelidir. Bunun yanı sıra, çalışanların kuruluş içerisindeki performansları çoğu faktörden etkilendiği üzere ve bunların çoğu çalışanın kontrolünde olmayabileceğinde etkiyi içinde bulundurmak için performans standartları hükümleri bulunmalıdır.

3. Değerlendirme programının tasarlanması

Bu programı tasarlarken, önemli olacak birkaç detay bulunmaktadır. Temel konu, resmi değerleme sistemine dahil olabilecek çalışanların belirlenmesidir. Şirketin tüm çalışanları, değerlendirme sistemi tarafından kapsanmalıdır. İkinci bir konu ise performans değerlendirmesini yapacak çalışanın belirlenmesidir. Çoğu zaman, üstler astlarını değerlendirir. Bir başka konu ise; yapılandırılmış form ve anket değerlendirmesi ile kişisel görüşme veya hepsinin birleşimi yoluyla değerlendirmede kullanılacak metodlardır. Genel olarak her ikisinin kombinasyonu tercih edilmektedir.

4. Değerlendirme programının uygulanmaya başlanması

Değerlendirme uzmanları tarafından yapılır. Değerlendirme sistemi sağlanmış olması dahilinde mülakat da yapabilirler. Bu değerlendirmenin sonuçları, amaçlara yönelik takipler için İK departmanına iletilmektedir.

5. Değerlendirme geri bildirimi sağlanması

Bu aşama belki de değerlendirme süreci içerisindeki en önemli aşamadır. Çalışanlara karşı performans geri bildirimi yapmak etik bir düşüncedir. Tabii ki performansa ilişkin dürüst algılarını, çalışanları incitme pahasına paylaşmak etik olmayacaktır. Bir yere kadar bu sorun nesnel değerlendirme ile aşılabilir.

6. Değerlendirme sonrası yapılan eylemler

Sistem yaklaşımında değerlendirme, performansı değerlendirmenin yanı sıra iyileştirmeyi amaçlar. Bu amaç ile birlikte değerlendirme sistemi fırsatları değerlendirmeye çalışır. Bu fırsatlar, iş yerindeki çevre ve sosyal süreçleri içeren faktörlerdir. Bu fırsat faktörleri iş performansını belirleme yönünden bireysel yeteneklerden daha ön plandadır.

Performans değerlendirme ölçeği nasıl belirlenir?

Performans değerlendirme ölçeği, çalışan performansı ölçmek için toplam beş farklı (1-5) kategori kullanan genel bir performans derecelendirme yöntemidir. Bunlar;

1. Kötü
2. İyileştirme Gerekir
3. Beklentileri Karşılar
4. Gereksinimi Aşıyor
5. Başarılı Çalışma

Bu ölçekte, beklentileri karşılamayan çalışanlar için iki kategori içerisinde olduğunu görebiliriz. Biri beklentileri karşılama performans incelemesi, diğeri ise çalışma şartını aşan çalışanlar içindir.

Etkili performans değerlendirme süreci için öneriler?

Performans değerlendirmeleri ilerlemeyi ölçer ve bir kişinin profesyonel olarak hedefler belirlemesi konusunda yol gösterir. Yıllık performans değerlendirmesi, hem çalışanların hem de yöneticilerin çoğunlukla korktuğu bir şey olmaktadır. Fakat yine de, her iki taraf için de performans değerlendirmesinin nasıl çalıştığı hakkında bilgiye sahip ise bu bir motivasyon ve ödül kaynağı olabilmektedir. Bu aynı zamanda bir çalışanın yöneticisi ile profesyonel hedeflerini paylaşması için bir fırsat yaratmış olacaktır.

Etkili bir performans değerlendirmesinin özellikleri şunlardır:

• Değerlendirme sürecini açıklayınız.

Yönetici ve çalışan arasındaki değerlendirme toplantısında, yönetici öncelikle performans değerlendirmesinin aracını ve sürecini net bir şekilde açıklamalıdır. Yöneticinin görevi, bu konuda performans değerlendirmesi sırasında ve sonrası için yer alan adımları açıklamaktır.

• İş için beklenti ve hedeflerinizi netleştirin.

Etkili bir performans değerlendirmesi için iş hedeflerinin karşılıklı olarak anlaşılması önemlidir. Karşılıklı anlayışın olmaması, yönetici ve çalışan tamamen farklı bakış açılarından olabileceğinden denge sağlanabilmelidir.

• İş becerilerini gözden geçirin ve güncelleyin.

Yönetici, mesleki gelişim için dengeli hedefler belirleyerek bir sonraki değerlendirme döneminde çalışanın hangi ek becerileri öğrenebileceğini belirler. Çalışan, performans değerlendirmesi süresince girdi sağlamaktan çekinmemelidir.

• Başarıları ve hedefleri gözden geçirin.

Değerlendirme sürecinde elde edilen başarılar numaralandırılır. Yönetici ve çalışan, gözden geçirme dönemi için belirlenen ölçülebilir hedefler varsa hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığına karar verir.

Çoğunlukla, her çeyreğin belirli hedefler ve ilerleme katetmesini izlemek için amaçla yönetim tekniği kullanılır.

• Son adımlar ve ödüller

Genel olarak bir değerlendirme puanı toplantı sırasında tartışılır ya da yöneticinin çalışan girdisini dikkate alma fırsatı bulduktan sonra hesaplanacaktır.

Bunun yanı sıra yönetici, çalışanın ikramiye veya ücret artışı için hak kazanıp kazanamayacağını belirlemelidir.

Son olarak, bir çalışanın değerlendirilmesi, yönetimin en evrensel uygulamalarından biridir. Resmi veya gayri resmi olarak tüm çalışanlara uygulanır.

Çoğu şirket, çalışanlarının bazı performans değerlendirme biçimlerine sahiptir. Şirketler, son derece rekabetçi bir ortamda hayatta kalabilmek için çalışanlarından tutarlı yüksek performans seviyelerine ihtiyaç duyarlar.

Çalışanlar seçildikten, eğitildikten ve motive edildikten sonra performansları değerlendirilir.

Performans değerlendirmesi, yönetimin çalışanları işe alma ve yerleştirmede ne kadar etkili olduğunu öğrendiği adımdır. Sorunlar tespit edilirse, çalışanlarla iletişime geçilmesi ve giderilmesine yönelik adımlar atılır.