Verimlilik Nasıl Artırılır?

Yazar: Sinem Karaahmetoğlu

Kişisel verimliliği artırmak herkes için zorlu bir süreçtir. Hiçbir şey, işleri halletmek ve doğru şeyleri yapmak kadar keyif vermez. Odaklanmış ve verimli olduğunda daha mutlu olursun.

Peki, kişisel verimlilik nedir?

Kişisel verimlilik, her birey için farklı şeyleri ifade eder. Bazıları kişisel verimliliği hedefler belirlemek ve bunları tamamlamak olarak tanımlayabilir. Kişisel verimlilik, temelde seni diğer yaşam yönlerinden fedakarlık etmene neden olmadan yaşam amacına doğru yönlendiren bir dizi görevi tamamlamak olarak düşünülebilir.

Bütün bunlarda, kişisel verimliliğin iş yeri verimliliğinden farklı olduğunu hatırlamak önemlidir. İşte nedeni:

Kişisel Verimlilik ve İş Yeri Verimliliği

İş yeri verimliliği, şirket içi hedeflere ulaşma ve müşteriler için mal veya birinci sınıf çözümler sağlama konusundaki verimlilik düzeyinle ilgilidir. Örneğin, iş yerindeki üretkenlik, bir müşteri hizmetleri asistanı olarak bir soruyu yanıtlama hızını içerebilir veya bir web geliştirme ajansı için bir web sitesi tasarlayabilmek olabilir.

Verimliliğin 4 Bileşeni

Başarılı bir Verimlilik Koçu olan Penny Zenker, verimliliğin dört temel bileşenini anlatıyor: amaç, dil, odaklanma ve fizyoloji.

Bunlara daha derinlemesine bakalım.

- Amaç:

Penny'ye göre, “Senin için olanın veya yapman gerekenin ötesine geçen bir amaç üzerinde çalışırken, daha üretken olma duygusu ve önemli bir şey üzerinde çalıştığın hissini kazanırsın.” Amaç duygunu bulmanın bir yolu da “Neden” sorularına cevap vermektir.

- Dil:

Dil, bir diğer önemli unsurdur. Etrafındaki dünyayı tanımlarken kendini dil aracılığıyla ifade edersin. Kendi kendine konuşma sırasında negatif kelimeleri her kullandığında, olumsuz durumlar yaratmak için kendini koşullandırırsın. Bu nedenle, kullandığın dile dikkat ederek üretkenliğini artırabilirsin. Kelimelerini bilinçli olarak değiştirebilir ve daha sonra verimliliğini artırmak için kendinle konuşabilirsin.

- Odak:

Her gün sadece 24 saatin var. Bu sınırlı zaman dilimi içinde enerjini nasıl yönlendirirsin? Cevap odaklanmakta yatıyor. Odak, enerjini hedeflerine yönlendirme sanatıdır. Her türlü dikkat dağılmasını ortadan kaldırır ve belirlediğin hedeflere ulaşmanı sağlar.

- Fizyoloji:

Fizyoloji üretkenlik düzeyini etkiler. Üretken olmak için zinde bir bedene ihtiyacın vardır. Örneğin, yediklerin yapabileceklerini etkiler. Sağlıklı beslenme alışkanlığını sürekli olarak ihmal edersen, performansın ve verimliliğin düşer. Bu yüzden vücuduna iyi bakmalısın. Verimlilik, sağlıklı beslenerek, düzenli egzersiz yaparak ve doğa ile zaman geçirerek geliştirilebilir.

Verimlilik nasıl değerlendirilir?

Verimliliğini değerlendirmek, hedeflerine ulaşma yolculuğunda neyi doğru ve yanlış yaptığını takip etmene yardımcı olduğundan önemli bir adımdır. Verimli kalmak için bu kanıtlanmış beş adımı deneyebilirsin.

1. Tamamlanan yapılacaklar listelerini gözden geçir.

Verimliliğini değerlendirmenin stratejik yollarından biri, tamamlanmış yapılacaklar listelerini incelemektir. Son iki ila üç hafta içindeki aktivitelerine doğru bir şekilde bakarak neler başardığını öğren. Kaç görev yaptın, her görev ne kadar sürdü tahmin et ve tamamlayamadığın görevleri bul.

Dikkatin dağıldı mı? Meşgul müydün? Yoksa yeterli zamanın mı yoktu? Bu değerlendirmenin özü, hedeflerini zamanında tamamlamana yardımcı olabilecek bir çözüm bulmanı sağlamaktır.

2. Zamanını takip et.

Verimlilik düzeyini belirlemek için zamanını takip etmek çok önemlidir. Tıpkı diğer insanlar gibi senin de sadece 24 saatin var. Her saniyeyi nasıl harcadığın, seni dünyanın geri kalanından ayıran şeydir.

Bazıları zamanlarını verimli bir şekilde yönetme konusunda uzman olsa da, diğerleri bütün gün başardıkları önemli bir şey olmadan uyurlar. Hayatını böyle yaşayamazsın. İş yerindeki başarılarının ve performansının doğru bir değerlendirmesini elde etmek için zamanını takip et.

3. Kendine hesap vermeye çalış.

Üretken bir yazar olan Jones Loflin, kendine her gün yansıtıcı sorular sormanı tavsiye ediyor:

• Bugün üretken miydim yoksa reaktif miydim?
• Kısa vadeli hedeflerimden herhangi birini gerçekleştirdim mi?
• Bugün zamanımı ne aldı?
• Bugün, yarın beni stresten kurtaracak ne başardım?
• Yarınımı daha da kötüleştirebilecek neyi yapmadım?

Her gün tüm bu soruları sormana gerek kalmasa da, hafta boyunca aralıklarla sorabilirsin. Deneyimlerin hakkında günlük tutabilir veya blog da yazabilirsin.

4. Hedeflerin için bir zaman dilimi belirle.

Bir zaman çizelgesi hazırlamak, SMART (akıllı) hedefleri oluşturmak için gereklidir. Referans noktası olarak bir zaman dilimin olduğunda hedeflerine ulaşıp ulaşmadığını belirleyebilirsin. Bir zaman çizelgesi hazırlayarak son tarihlerini karşılayamadığın hedeflerini tespit edebilir ve hızlı bir şekilde yoluna devam edebilirsin.

5. Haftalık bir incelemeyi tamamla.

Başarını denetlemek için en iyi zaman yıl sonu değil, hafta sonudur. Hedeflerini değerlendirmek ve sonuçlarını takip etmek için her hafta zaman yarat. Hangi aşamada olduğunu öğren ve hedeflerine daha iyi ulaşmak için programlarını, rutinlerini nasıl düzenleyebileceğini belirle.

Verimlilik nasıl artırılır?

Verimliliği izlemek önemlidir, ancak zorluklar karşısında verimliliğini artıramazsan her şey boşa gider. Bu basit adımları yaşamına dahil ederek verimliliğini artırabilirsin.

1. Egzersiz yap.

Uyandığında ilk işin egzersiz yapmak olsun. Araştırmalara göre egzersiz yaptıktan sonra 12 saate kadar ruh halini yüksek kalmasını sağlar. Bu nedenle, verimli bir gün geçirmeyi düşünüyorsan, ilk 20 dakikanı fiziksel egzersizlere ayır.

2. En kritik görevlere öncelik ver.

Herkesin en öncelikli görevleri vardır. Önemli bir adım, hayatının amacına değer katan üç şeyi tanımlamaktır. En fazla geliri hangi üç şey üretir? Hangi üç şey en yüksek etkiyi yaratır? "Ek bilgileri" olabildiğince sil. Bu eylem, en önemli etkinliklerine odaklanmanı sağlayacaktır.

3. Büyük projeler için daha az zaman ayır.

Zaman yeni bir ev gibidir. Yeni bir evin her tarafını mobilyalarla doldurduğun gibi zamanını da aktivitelerle doldurursun. İşte sana uygulayabileceğin pratik bir yaklaşım: 

Kritik bir görev için atadığın süreyi azalt. Bu, odaklanmana ve üretken kalmana yardımcı olacaktır. Ayrıca enerji seviyeni optimize eder ve işleri daha hızlı halletmene yardımcı olur.

4. Ev işlerini düzenle.

Artık evden çalışma düzenine geçtiğimize göre, temizlik faaliyetleri en büyük dikkat dağıtıcı unsur olabilir. Bunun için endişelenmene gerek yok. Bu görevleri günün herhangi bir saatinde gerçekleştirmek yerine, organize bir blokta düzenle. Ardından, blokları programla ve yorgun olduğunda veya zihinsel bir molaya ihtiyacın olduğunda ara ver.

5. Hayır demeyi öğren.

Bu kibar olmadığın anlamına gelmez. Evet dediğin sıklıkta hayır diyerek zamanını korumak önemlidir. Zaman büyük bir varlıktır; herkesi memnun etmek için harcayamazsın.

6. Serbest zaman planla.

Boş zamanının aktivitesiz geçmesine izin verme. Zamanını planla. Bu boş dönemlerde yapılacak eğlenceli şeyleri belirle. Yeni bir film izlemek ya da heyecan verici bir oyun oynamak olabilir. Verimlilik, serbest zamanında yaptıklarınla mutlu olduğunda da artar. 

7. Verimlilik şekerlemesi yap.

Hızlı bir şekerleme yaratıcılığını, verimliliğini ve odaklanmanı artırabilir. Bu yüzden fazla çalışmak yerine, yenilenmek için arada şekerleme yapabilirsin.

8. Zihnini düşünmek için kullan, hatırlamak için değil.

Zihnini asla yapman gereken şeylerin listesini hatırlamak için yormamalısın. Bunun yerine, bunları not et ve zihnini onları nasıl daha iyi yapacağını düşünmek için kullan. Önemli fikirleri hatırlamak için zihinsel enerjini boşa harcama ve kağıtların bununla ilgilenmesine izin ver.

9. Bildirimleri kapat.

Mailleri, telefon seslerini ve açılır pencereleri kapat. Her bildirim seni en önemli görevinden uzaklaştırır, bu nedenle enerjini odaklamak istiyorsan bu tür dikkat dağıtıcıları ortadan kaldırmak önemli bir adımdır.

Acil bir çağrıyı veya mesajı kaçırdıysan birkaç dakika bildirimlerini kontrol edebilirsin ancak çoğu zaman, hiçbir şeyi kaçırmadığını ve kazandığın zamanın üretken olmak için daha iyi harcandığını keşfedeceksin.

10. Derin düşünmeye zaman ayır.

Derinlemesine düşünmek için kendine yaklaşık 20 ila 30 dakikalık zaman ayır. Kapıyı kapat ve düşün. Bu süre zarfında yürüyüş de yapabilirsin. Bu şekilde zihin egzersizi yapmak, odaklanmış enerji ve rahatlamayı teşvik ettiği için sana yardımcı olabilir.

Verimlilik, yukarıda belirtilen on adım ile geliştirilebilir. İlk olarak en önemli şeyleri yapmayı, onlara sınırlı zaman ayırmayı ve kilometre taşlarına ulaşmak için odaklanmayı unutma.

En iyi yeteneklerin kariyer platformu toptalent.co'ya üye ol, Türkiye'nin ve dünyanın en iyi şirketlerinin iş, staj ve kariyer fırsatlarını keşfet.


İLGİNİ ÇEKEBİLECEK İŞ İLANLARI

POPÜLER MAKALELER