Zamana Hakim Olmak İçin 8 Temel Takvim Yönetimi Becerisi

Yazar: Gülçin Darçın

Farkında olmasan da takvimsel alışkanlıkların başarını ve verimliliğini arttırdığı gibi azaltabilir de. Bu durum, gerekli takvim yönetimi olmadığında gerektiği kadar odaklanamamaktan ve üretken olamamaktan kaynaklıdır.

İşte bir yönetici gibi takvimini yönetebilmek için yapman gerekenler:

1. Takvimlerini birleştir.

Takvimler söz konusu olduğunda hepimizin kendi tercihleri var. Bazı insanlar hala defter şeklinde olan ajandaları kullanırken diğerleri dev duvar ajandalarını tercih ediyor. Bir de online takvim uygulamaları olmadan yaşayamayanlar var.

Düzenli ve üretken olmanı sağladığı sürece yanlış ya da doğru takvim yoktur. Ama genelde sana kendini iyi hissettirecek bir tane elbette bulursun. Sorun şu ki bazı takvimlerde çok fazla seçeneğin olduğunu düşünebilirsin. Takvimine bir tane randevu not etmişken bir diğeri online ajandana otomatik olarak eklendiğinde kafan kolaylıkla karışabilir ve çifte rezervasyon yapmış olursun.

Takvimini bir profesyonel gibi yönetebilmek için tüm takvimlerini birleştir. Bu şekilde her şeyi tek yerde toplayabilirsin. Tüm süreç boyunca aynı kuralı izle çünkü ne kadar az o kadar iyi!

2. Bir rutin oluştur.

Her gece yatmadan önce ertesi gün ne yapacağınla ilgili kesin planların olmalı. Gelecek hafta, ay hatta yıl neler olacağını az çok bilmek adına takvimini günlük bir rutin oluşturman ve ona uymak için kullanmalısın.

Takviminde belirli aktiviteler için ayır ki zamanını nasıl harcayacağını önceden bilmeme yardımcı olsun. Böylece görevlerin ya da toplantıların çakışmadığı için organize olabilirsin ve planlamadığın şeyi yapmadığın için üretken kalabilirsin.

3. Benzer etkinlikleri gruplandır.

Şimdiye kadar kaç kez bir proje üstünde çalışırken bir toplantıya katılmak ya da e-mail cevaplamak için ara vermen gerekti? Bu durum şüphesiz ki üretkenliğini baltalar çünkü ara verdikten sonra mevcut işe devam etmek yaklaşık 25 dakika alıyor.

Her şeyin yolunda gidebilmesi için aynı anda birden fazla iş yapmaya son ver:

• Benzer aktiviteleri birlikte grupla. Bu adım stresinin azalmasına yardımcı olur, sana zaman kazandırır ve görevler arasında geçiş yapmana gerek olmadığı için odaklanıp enerjik olmanı sağlar.

• Benzer çalışmaları aynı günde toplayarak akışta kal. Bu sayede bilgilerin de taze kalmış olur.

• Boş zamanlarının yanı sıra dinlenme ve öğle yemeği için de molalar planla. Bu günün geri kalanında güçlü kalabilmen için sana dinlenme, odaklanma ve deşarj olma fırsatı tanır.

4. Çeşitli görüşmeler için zamanını optimize et.

Takvimine bir görüşme eklerken varsayılan vakit genellikle bir saattir. Sorun şu ki her görüşme için bu kadar zaman ayırman gerekmez.

Örneğin, tanıtım amaçlı bir görüşme için takvimine 10 dakikalık bir telefon görüşmesi ekle. Bu şekilde planlaman çok daha doğru olacaktır. Daha da önemlisi, eğer bu görüşme sana faydalı olmazsa gününün sadece 10 dakikasını harcamış olacaksın.

Görüştüğün kişiyi önceden tanıyorsan 45 dakikayı onunla arayı kapatmak için gözden çıkar. Bu konuşma sadece tavsiye verme üzerine olacaksa 10-15 dakikayla sınırlı tut. Sadece haftalık görüşmelerin 20-30 dakika aralığında olsun.

Buradaki ana fikir, her görüşmenin eşit vakit gerektirmediğidir. Bir görüşmeyi kesinleştirmeden önce ayırman gereken ideal vakte karar ver. Bu şekilde takvimindeki görüşmeye uygun bir program yapmış olursun.

5. Peş peşe randevulardan uzak dur.

Görüşmelerden bahsetmişken peş peşe randevu vermekten vazgeçmen gerek. Bu şekilde ikinci randevuna geç kalman neredeyse kesindir. Bazı görüşmeler beklediğinden uzun olabilir, hazırlanmak için birkaç dakikaya ihtiyaç duyabilir ya da trafikte sıkışıp kalabilirsin.

Görüşmelerinin arasında en az 15 dakika olmasına dikkat et. Eğer konumun değişecekse bu süre 30 dakika olsun. Bu sana soluklanma, dikkatini toplama imkanı sunacak ve bir sonraki görüşmeye geç kalmayacağından emin olmanı sağlayacaktır.

6. Dağınıklığı ortadan kaldır.

Eğer takvimin aşağıda yer alan maddelerle doluysa, bu takviminin kontrolünü tamamen kaybettiğin anlamına gelir:

• Ayakta, hızlı ve özensiz toplantılar

• Gündemi olmayan amaçsız toplantılar

• Takvimine artık uymayan tekrarlanan etkinlikler

•“Sabah uyandığında ilk olarak köpekle yürüyüşe çık” gibi alışkanlıkların programa eklenmesi

Birkaç dakikanı takvimindeki dağınıklığı toplamaya ayır. Yalın ve düzenliyken işleri idare etmek çok daha kolay olacak.

7. Gerek durumlarda ''hayır'' de.

Eğer sürekli her davet ve ricaya “evet” diyorsan takvimin sana ait olmayan etkinliklerle hıncahınç dolu olacaktır. Başka bir deyişle; zamanını işine ayırmak yerine, başka insanların işlerini bitirmesine yardım etmeye ayırmış olacaksın.

Her şeyi kabul etmek ve her şeye ''evet'' demek zorunda değilsin. Eğer bazı şeylere ''hayır'' demeyi öğrenirsen, takviminin kontrolünü elinde tutabilmek için sınırları belirleyebilirsin.

8. Haftalık incelemeler yap.

David Allen’ın “İş Bitirici” kitabında şöyle diyor:

“Pratik açıdan bakıldığında (haftalık İncelemeyi oluşturan) üç parçalı matkap şunlardan oluşur: açık, güncel ve yaratıcı olmak. Açık olmak biriken tüm işlerin hallolmasını sağlayacaktır. Güncel olmak yapılacaklar listelerini gözden geçirmeni ve takipte olabilmeni sağlar. Yaratıcı kısım açık ve güncel olduğunda otomatik olarak gerçekleşir.”

Bu nedenle takvimini ayakta, hızlı ve özensiz toplantılarla doldurmadan önce:

• Geçmişi gözden geçir. Önceki haftanın takvimine bak. E-mail göndermek vb. bir şeyi gözden kaçırmış olabilirsin.

• Gelecek için yaptığın planları gözden geçir. Bu adım sana gelecek toplantı ve görüşmeleri hatırlatırak onlar için hazırlıklı olmanı sağlar.

• Haftaya pozitif başla. Takvimini pazar gecesi ya da pazartesi sabahı gözden geçirerek haftaya sıkı bir başlangıç yapabilirsin.

En iyi yeteneklerin kariyer platformu toptalent.co'ya üye ol, Türkiye'nin ve dünyanın en iyi şirketlerinin iş, staj ve kariyer fırsatlarını keşfet.


İLGİNİ ÇEKEBİLECEK İŞ İLANLARI

POPÜLER MAKALELER

bimilim