Zamanı Yöneterek Verimliliği Arttırabilmenin 3 Yolu

Yazar: Aslıhan Aksoy

Karşımıza çıkan her fırsata, her işe evet demek kısa bir süre sonra büyük bir probleme dönüşebilir. Evet en başta fırsat gibi görünebilir; her işi yapabilmenin bizi başarıya götürdüğünü hissettirebilir. Okulda, çevremizde öğretilen de aslında bu şekildedir. Bu yüzden çoğu girişimci iyi bir meslek edinmek ve daha fazla para kazanmak için maksimum potansiyelinden fazlası için çabalıyor. Ancak sorun şu ki, bazı noktalarda limitimize ulaşıyoruz ve belki diğer bütün emeklerimiz de bu yüzden boşa gidiyor.

Nadya Khoja bu konudaki deneyimlerini şöyle aktarıyor:

Birazdan anlatacağım ve gerçekten işe yarayan zaman-yönetimi metoduyla karşılaşana kadar hep bu problemi yaşadım. Belli bir yere kadar her şey yolunda görünüyordu ancak kendi limitimi aştığımda sonuç çoğunlukla hüsrandı. Bu metotla tanıştığımda ise beni daha ileri götürecek görevleri başarıyla tamamlamaya başladım ve bunu yaparken kendime de aileme de zaman ayırabildim.

Hızlı bir şekilde daha iyi bir zaman yönetimi için aslında 3 önemli adım olduğunu öğrendim. Bu adımlar, yapılacaklar listesine hemen alınıp halledilecek türden adımlar değildir. Her gerçek çözüm gibi uzun süreli istikrar gerektiriyor. Ama sonuçları almaya başladığınızda buna değer olduğunu göreceksiniz. Üstelik yalnızca 3 adım. Hemen başlayalım:

1. Öncelikle çalışma stilinizi belirleyin.

Y Combinator'ın kurucusu Paul Graham, iki tip planlama yapabileceğimizden bahsediyor; “maker” ve “manager” programı. Çoğu insan verimli olabilmek için programında bir saatlik aralara ihtiyaç duyduğuna inanıyor. Ancak bu herkes için uygun olmayabiliyor.

Şimdi şöyle, iki tip lider ve girişimci var; birincisinde “manager” dediğimiz, daha çok mesela yönetici gibi günlük programı daha belli olanlara uygun program işliyor. Çünkü her gün belli aralıklarla bölebilecekleri, geleneksel randevu defteri tarzında görevleri var. Toplantılar, çağrılar vs. belli saatlerde görevler. Ancak “maker” dediğimiz şeyde ise yazar gibi yazılımcı gibi bir projeyi tamamlayabilmek için daha geniş zamana ihtiyacı olan meslekler kastediliyor. Dolayısıyla belli aralıklara boşluklar koymak onlara uygun değil. Örneğin, gün ortasında bir toplantı onlar için sıkıntı olabiliyor. Çünkü iş akışını kesintiye uğratıyor ve dikkati çok çabuk dağıtabiliyor.

Şimdi bu faktörlere göre siz “manager” mısınız “maker” mı? Buna karar verdikten sonra devam edelim.

2. Program şablonunuzu oluşturun.

Çalışma stilinize karar verdikten sonra artık bunu bir programa dökmeye hazırsınız.

Kendimize uygun günlük ve haftalık planlamalar yapacağız. Eğer bir “manager”sanız günlük planınız muhtemelen şöyle olacak:

• 9:00 Mailleri kontrol et.
• 10:00 Toplantıları ve çağrıları ayarla.
• 11:00 Toplantıya katıl.
• 12:00 Öğle yemeği.
• 1:00 Gerekli aramaları yap.

Plan buna benzer bir şekilde ilerleyecek. Fakat bir “maker”sanız programınız haftalık hatta aylık plan düzeninde işleyecektir. Küçük küçük görevleri tamamlamak yerine projeler bitirmeye odaklanacaksınız.

Liderlik koçu Kendra Kinnison, hayatınızda gerçekten zorunlu olan şeyler için programımıza blok boşluklar eklememizi öneriyor. Bu önemli toplantılar, öğle yemeği, egzersiz, uyku, aileye vakit ayırma gibi şeyleri içeriyor. Ardından da bu blok boşluklar hakkında kritik yapmamızı, belirli aktiviteleri bir günde bir araya getirmenin bize fayda sağlayıp sağlamayacağına karar vermemizi söylüyor.

Örneğin yürekli bir “maker” girişimciyseniz, bütün toplantılarınızı bir günde yapıp, haftanın kalanında hem dinlenebilir hem de diğer işlerinizi yapabilirsiniz.

Son olarak planladığınız görevlere harcadığınız zamanı takip etmeyi unutmayın. Eğer işler en başta planladığınızdan daha fazla vakit aldıysa bunun nedenini düşünmekte fayda var. Çalışırken dikkatiniz mi dağıldı? Bazı görevler düşündüğünüzden daha mı çok efor gerektirdi, bunların kritiğini yapmakta fayda var.

3. Beklenmedik durumlara karşı hazırlıklı olun.

Tabi gününüzü veya haftanızı programlayın demek kolaydır. Ancak uygulamada sıkıntı olacağı kesin; hiçbir zaman planlandığı gibi gitmez. Ama beklenmedik durumlara karşı hazırlıklı olursak hasar almadan bu işin içinden çıkarız.

Eğer anlık cevaplanması gereken sorularla bölünüyorsanız veya bu şekilde sizi aniden bölebilecek küçük görevleriniz oluyorsa programınızda her 1 saatte 5-10 dakikalık hızlı aralar oluşturabilirsiniz. Ayrıca insanlar, bu aralıklarınızın zamanını bilirse asıl işinize kolaylıkla odaklanabilirsiniz.

Ofis saatlerini kendinize göre ayarlamak da diğer bir opsiyondur. Venngage Infographics’in CEO’su Eugene Woo, mesela kendisinin sabah ve öğleden sonraları iyi çalıştığını bildiğini ve bunun için ofis saatlerini sabah 5’ten akşam 6’ya ayarladığını söylüyor. Onunla herhangi bir konuda hafta içi konuşmak isteyenler akşam saatlerini tercih ediyor.

Aynı stratejiyi e-mailler veya bildirimler gibi uyarıcılara, yani dikkat dağıtan faktörlere uygulamak da işe yarar. Sonuçta bir günde bir sürü mail alıyorsanız, her birini tek tek cevaplamak verimliliğinizi kısıtlayacaktır. Ancak, yalnızca bu tarz görevler için belli vakitler ayırırsanız hem işinizi halletmiş hem de aklınızdan silerek asıl işlerinize odaklanmış olacaksınız. Ben bunun için genellikle ofise gelir gelmez veya gün sonunda 1 saat ayırmayı öneriyorum.

Neden istediğiniz kadar üretken olamadığınızı düşünmeye vakit ayırdığınızda, kendinizi sorguladığınızda, sizin için neyin faydalı olacağını keşfetmeye de kendinizi açmış olursunuz. İster “maker” ister “manager” olun, hagi alışkanlıklarınızın sizi geliştirdiğini, hangilerinin sizi aşağıya çektiğini düşünüp tartmalısınız. Çünkü kendi verimliliğinizi yalnızca siz artırabilecek ve yeni fırsatlara evet diyebileceksiniz.

En iyi yeteneklerin kariyer platformu toptalent.co'ya üye ol, Türkiye'nin ve dünyanın en iyi şirketlerinin iş, staj ve kariyer fırsatlarını keşfet.


İLGİNİ ÇEKEBİLECEK İŞ İLANLARI

POPÜLER MAKALELER

bimilim