Planlarınızı Etkili Yönetmek: Uzmanların Bilinmeyen Sırları

Yazar: Pınar Yıldırım

Zamanınızı etkili yönetmek iş hayatındaki mutluluğa ulaşmanın sırlarından biridir. Ne kadar bunun için çabalasanız da, bazen durum böyle olmayabilir. Sonuçta hayat biz planlar yaparken başımıza gelenlerdir. Yine de bu tavsiyelerle planlarınızın kontrolünü elinize almanız hiç de zor değil.

1. Bir rutininiz olsun

Günlük rutin aktivitelerinizi belirleyerek başlayın( mailleri okumak, ailenizle zaman geçirmek vb.). Daha sonra bu önceden belirlenmiş aktivitelerinizi takviminize ekleyebilir, zamanınızı planlayabilirsiniz.

Planınızın günler geçtikçe değişeceğinizi unutmayın. Ama planınızın değişmesi, hiç planınız olmamasından daha iyidir.

2. Fikirlerinizin, konuşmalarınızın kaydını tutun ve ne zaman ortaya çıktıklarını saptayın

Bu en değerli, en yaratıcı anlarınızı keşfetmenize yarar. Aynı zamanda, hedeflerinize ulaşırken ne kadar vakit harcadığınızı ve ne kadarını konuşmalarla, boş vakitle kaybedeceğinizi belirlemenize de yardımcı olur.

3. Zaman tamponu

Projeden projeye atladığınız için bitiş tarihlerini kaçırıyor musunuz? Büyük ihtimalle bunun sebebi, projelerinize zaman tamponları eklemeyişiniz olabilir. Zaman tamponu şöyle bir şeydir.

Örneğin freelance çalışan biri  olarak yeni bir müşteriyle anlaştınız. Size projeyi bitirmeniz için bir bitiş tarihi sundular. Onların sunduğu zamanı baz almak yerine, bitiş tarihi olarak 24 saat erken saati seçin. İşte aradaki o 24 saat sizin zaman tamponunuz.

Zaman tamponu neden mi önemli? Çünkü eğer projelerinize zaman tamponu tanırsanız, projede bir sıkıntı çıksa bile onu düzeltmeniz için 24 saatiniz olacaktır.

4. Takviminizi yapılacaklar listesi olarak planlayın

Planınızda yapılması gerekenler varsa, tüm takviminizi yapılacaklar listesi olarak planlamak iyi bir fikir. Bu sayede, her aktiviteye bir bitiş zamanı belirleyebilir ve listenizin ne kadarını yaptınız görebilirsiniz.

Aynı zamanda, bu sayede kesinlikle yapmanız gerekenlere yer açabilirsiniz. Örneğin, bazı insanlar spor yapmadan günlerini verimli geçiremezler. Yapılacaklar listesine sporu da eklemek, onun takibini yapmayı kolaylaştırır.

5. İşlerinizi gruplara ayırın

Aynı anda birden fazla iş yapmak, etkili değildir ve stresli bir durumdur. Araştırmalara göre, insan beyni aynı anda birden fazla işi yapmaya müsait değil ve bu da bizi strese sokar.

Microsoft’un araştırmasına göre de, insanların bir işten başka bir işe geçiş yapması devamlı aynı işi yapmasından daha az etkili. Bu yüzden aynı tür işleri birbirleriyle gruplayıp daha sonra da bu grupları günlere bölmek başarı için en etkili yol.

6. Farklı buluşmalar için zamanınızı optimize edin

Araştırmalara göre yüz yüze toplantılar için 30 dakika, telefon konuşmaları için 10 dakika en ideal süreler olarak belirlenmiş.

  • Ofis dışındaki toplantılar için 45 dakika (15 dakika yolculuk, 30 dakika toplantı)
  • Haftalık toplantı için 30 dakika
  • Günlük takım toplantısı için 15 dakika
  • Telefonda alınacak tavsiyeler için 10 dakika

Bu belirlenmiş zamanlar size uymazsa, kendinize göre optimize edebilirsiniz. Ancak süre ne olursa olsun, bu toplantılara ,konuşmalara bir üst süre limiti koymanız şart. Aksi takdirde toplantılar ve konuşmalar beklediğinizden çok uzun sürüp, tüm planlarınızı aksatabilir. 


İLGİNİ ÇEKEBİLECEK İŞ İLANLARI

POPÜLER MAKALELER

bimilim