Zaman Yönetimi Nedir? Zamanımızı Nasıl Akıllıca Yönetiriz?

Yazar: Ecem Ergüneş

Vakit nakittir, değil mi?

Eğer zamanını etkili bir şekilde yönetmeyi öğrenirsen, dünyada karşına gelecek her görevin üstesinden gelebilirsin. Zaman yönetimi, içsel huzurdan üretkenliğe ve çalışma verimine kadar her konuda başarıya ulaşmana yardımcı olacak bir beceridir.

Bunların hepsi ne anlama gelir ve zamanını nasıl başarılı bir şekilde yöneteceğini öğrenmek için yazımızı okumaya devam et.

Zaman yönetimi nedir?

Bu kavram aslında okunduğu anda kendini açıklar: İnsanın kendi zamanını yönetmesi.

Gün sonunda herkesin elinde 24 saat vardır. Uzmanların önerdiği gibi bu sürenin en az 6-9 saati uykuyla geçirilir. Birkaç saat hazırlık ve yemek için kullanılır. İşe gidip gelme, trafikte kalma veya küçük beklenmedik olaylar için de 3-4 saat ekleyelim.

Temel ihtiyaçlar ve gerekliliklerin sonunda 10-12 veya daha az saat kalmış olur. Bu süre içerisinde, işte verilen görevleri tamamlaman, çalışmanı bitirmen, hobine devam etmen, kendine iyi bakman, sosyalleşmen ve ailenle zaman geçirmen gerekir. Etkinlikler ve özel durumlar ise başka bir hikayedir.

İnsan bu kadar kısa sürede nasıl bu kadar işle başa çıkabilir? Zaman yönetimi tam olarak bu işi aklını kaybetmeden yapma sanatıdır.

Zaman yönetimi neden önemlidir?

Ne yazık ki zaman yönetimini atlamayı seçemezsin. Sosyal bir hayatta yaşamak bazı sorumluluklara sahip olmak anlamına gelir. Bu sorumlulukları yerine getirmeden hayatta kalamazsın.

Para kazanmak için çalışmak zorundasın. Yemek yiyebilmek için paraya ihtiyacın vardır. Yemek yiyemezsen açlıktan ölebilirsin. Kendini dış dünyadan izole edersen zihinsel sağlığın kötüye gidecektir. Zihnini taze tutmak için birtakım eğlenceli şeyler yapmalısın.

İşte bu yüzden zaman yönetimi önemlidir. Kendi iyiliğin için zaman kısıtlamaları ile başa çıkmayı öğrenmelisin.

Zaman yönetimi olmadan kendini sadece strese sokarsın. Bu stresle beraber hayatında anlam yüklediğin her şey zihinsel, duygusal ve fiziksel olarak yokuş aşağı gitmeye başlar. Tam da bu yüzden, hayatını bir profesyonel gibi yönetmelisin. 

Zaman Yönetimi Teknikleri

Yapılacaklar listenin ne kadar kalabalık olduğunun ya da bunları tamamlamak için ne kadar az bir zamanın olduğunun önemi yoktur. Doğru teknikleri izlersen, tüm görevlerini bir günde bitirmen için her zaman yeterli alanın oluşur.

1. Yetkilendirmek.

Delegasyon veya yetkilendirme, iş yerinde büyük projeleri yönetmede kullanılan önemli bir tekniktir. Özellikle işle ilgili görevlerde kullanılmaya uygundur. İşin sonunda büyük hedeflere ulaşmak için küçük görevlerin bir grup insan arasında dağıtılmasıdır.

Eğer bir dijital pazarlama kampanyası yaratmayı hedefliyorsan görevi çeşitli bileşenlere ayırabilirsin. Çalışanlara bireysel ve küçük görevler atayabilirsin böylece herkes aynı anda çalışır ve minimum zamanda harika bir kampanya oluşturabilir.

Bütün proje için tek bir kişi görevlendirilirse tamamlanması ve geliştirilmesi haftalar sürebilir. Ama delegasyon ile bu işi saatler içerisinde bitirmek mümkündür.

2. Önceliklendirmek.

Yapacak çok işin ve yapmak için az bir zamanın olduğunda hiç düşünmeden iş yoğunluğunun arasına daldığın olmuştur. Bunu asla yapma.

İlk olarak, o gün için yapman gerekenleri ve görevlerini gözden geçirip öncelik ver. Bu şekilde gün sonunda zamanın bitse bile en önemli olan bir şeyleri kaçırmış olmayacaksın. Özellikle her şey aynı derecede önemli geldiğinde ve düşünmek için saatlerin olmadığında bunu en iyi şekilde yapmanın yolu öncelik vermenin nasıl yapılacağını öğrenmektir.

3. Blok planlamak.

Zaman yönetmek için bir program oluşturmaktan daha iyi olan yol nedir? Ayrıca bu sadece sıradan bir program da değil; blok planlama. Yapman gereken şey, zamanını istediğin saat veya dakika bloklarına bölmek. Sonra bu blokların her birine görevler atayabilirsin.

Asıl amaç, gün içerisinde daha az görevle ancak belirlenen zaman bloğu içerisinde bunlarla uğraşmaktır. Bu, beynin odaklı kalması için kullanılan bir yöntemdir.

Eğer her gün her şeyden biraz yaparsan, beynin her yerde olacaktır. Bu sebeple, blok planlama tekniğinde bir işin başlanıp bitirilmesi sonra diğer işe geçilmesi önerilir.

4. Odaklı kalmak.

Eğer kendini odakta tutmayı başarıyorsan, herhangi bir işi hızlı bir şekilde tamamlayabilirsin. Zaman yönetiminin en önemli kısmı her saniyeyi verimli kullanmaktır. Beynin dikkat dağıtıcı bir şey olmadan elindeki işe odakladığında bunu en iyi şekilde yapabilirsin.

Odağını geliştirmek için rutin hayatına dahil edebileceğin çalışmak için yapılmış bir çevreyi seçmek gibi küçük dokunuşlar seni başarıya ulaştıracaktır.

5. Ertelemeyle başa çıkmak.

10 şey yapmak için 10 saatin bulunması kulağa imkansız gelebilir. Ama zamanını boşa harcamayı bırakırsan bu zaman dilimi içerisinde gerekli olan tüm görevleri sığdırabilirsin. Ertelemek, zaman yönetiminin en büyük düşmanıdır.

Muhtemelen bunu biliyorsundur. Peki bu kötü alışkanlığın nasıl üstesinden gelebilirsin?

Ne zaman ertelediğini belirleyerek işe başlayabilirsin. Ertelemeyi bırakmak ve üretkenliği arttırmak için sunulan takip edebilirsin. Ama ertelemeyi hayat rutininden çıkarmak için üstün bir çaba gerektiğini unutmamalısın. Ne zaman ertelediğini bulmalı ve işlerini sonraya bırakmamak için kendini durdurmalısın.

6. Hayır demeyi öğrenmek.

Az zamanda çok iş yapmayı öğrenmen kendine aşırı yük yüklemen gerektiği anlamına gelmez. Her şeyden önce, yapman gerekenleri önceliklendir. İş tanımının ve tutkularının dışında veya senin yönetemeyeceğin bir şeyin karşısında sadece hayır demen yeterli olacaktır.

Kulağa kaba gelebilir ve küçük bir suçluluk duygusu hissedebilirsin. Ama kendini daha fazla stres altında bırakmadan her iki sorunla da baş edebilmek için kibar bir şekilde hayır demeyi öğrenebilirsin.

7. Pomodoro yöntemini uygulamak.

Pomodoro yöntemi, kısa aralıklarla çalışma tekniğidir. 25 dakikalık bir zamanda herhangi bir dikkat dağılması olmadan tek bir göreve odaklanmayı temel alır. Pomodoro veya 25 dakikalık süre bittikten sonra 5 dakikadan uzun olmayan bir mola verilir.

5 dakikalık mola, verimliliğin yeniden şarj olması için yeterlidir ama çalışma temposuna ara vermek için yeterince uzun değildir. Bu 5 dakika zihnine, odaktan çıkmayarak molanın vermenin memnuniyetini tattırır.

4 adet Pomodoro’dan sonra kendini 15-30 dakikalık uzun bir molayla tedavi edebilirsin. Kendine küçük bir aktivite, atıştırmalık yemek ya da sadece rahatlamak için izin verebilirsin. Uzun zamandır üzerinde çalıştığın projelerden sıkılmamak için bu yöntemi kullanmak işe yarayabilir.

Zamanlayıcı kurarak beynini yönlendirirsin. Beynin belirli bir süre içerisinde bir işe odaklanması gerektiğini bilir ve 5 dakikalık molayı dört gözle bekler. Böylece odağın ve verimliliğin artar.

Zaman Yönetimine Yardımcı Araçlar ve Kaynaklar

Sadece bilmek bazen yeterli değildir. Doğru yolda devam etmeyi sağlayacak sürekli hatırlatmalar ve bir destek sistemi gereklidir. İşte bu noktada zaman yönetimi araçları seni kurtarmaya geliyor.

Beynin buraya kadar okuduğun her şeyle aynı fikirdedir. Okuduklarının alışkanlık haline gelmesi için zihninin sürekli olarak hatırlatmaya ihtiyacı vardır. Bu yüzden zaman yönetimi kılavuzları ve kitapları hayat kurtarıcıdır.

Bu araçların her birinin zaman yönetimine yaklaşımı farklıdır ve farklı insanların okuma ve öğrenme becerilerine hitap edebilir. Hangisini en çok sevdiysen onu seçip, bir uzman görüşünden faydalanmak iyi olabilir.

Beynin tüm bilgiye sahip olsa da hala zaman yönetimi konusunda zorlanıyor olabilirsin. Bu yüzden birtakım uygulamalara ihtiyacın var. Bazı uygulamalar sorumluluklarını takip ederken bazıları da yapılacaklar listeni tutup stresten uzak durmana yardımcı olur. Pomodoro tekniğini baz alan uygulamalar yararlı ve kullanışlı olduğu fark edildiği takdirde zaman kazandırmada çok iyidir.

Bunların yanında bazı araçlar, ne kadar zaman kaybettiğini ve kalan zamanını nerede harcadığını kaydetmene yarar. Bu bilgilerle yola çıktığında rutinini daha verimli kılıp, önceliklerini belirleyebilirsin.

İlişkinden, çalışma hayatından veya zihin sağlığından ödün vermeden düzenli ve stressiz bir hayat istiyorsan bu zaman yönetimi tekniklerini iş ve kişisel yaşamına uygulamaya başlamalısın. Verimliliğini arttıracak uygulamalar indir, seni daha iyi bir yaşama teşvik edecek kitaplar oku.

Hayatının kontrolü senin elinde.

En iyi yeteneklerin kariyer platformu toptalent.co'ya üye ol, Türkiye'nin ve dünyanın en iyi şirketlerinin iş, staj ve kariyer fırsatlarını keşfet.


İLGİNİ ÇEKEBİLECEK İŞ İLANLARI

POPÜLER MAKALELER